大多數(shù)呼叫中心都會(huì)在人力調(diào)度預(yù)估上投入大量的工作，比如統(tǒng)計(jì)坐席需求、創(chuàng)建人員調(diào)度計(jì)劃等。但如果一線(xiàn)操作人員不按照這些計(jì)劃行事，那么再多的工作也是白費(fèi)。需要改善呼叫中心工作流程。
如果你的呼叫中心沒(méi)有采取與排班計(jì)劃密切相連的措施，那么或許就會(huì)出現(xiàn)這種情況: 比如Sarah通常都是準(zhǔn)時(shí)上崗，而與她鄰座的同事Alex卻總是遲到。
Sarah逐漸會(huì)覺(jué)得準(zhǔn)時(shí)上崗是一件吃虧的事 – 因?yàn)樗坏貌惶幚砀嗟碾娫?huà)，工作負(fù)荷也相應(yīng)提高了。
不按計(jì)劃執(zhí)行的結(jié)果將導(dǎo)致員工覺(jué)得無(wú)趣，并空耗開(kāi)支。 那么我們才能改變這種狀況呢?
在下文中將列出一些坐席不愿按照計(jì)劃行事的原因，并探索解決這個(gè)問(wèn)題的潛在方案。
對(duì)那些人力調(diào)度員來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在要做的不是去分配工作任務(wù)，而是要將注意力更多地轉(zhuǎn)移到坐席人員的心理與行為分析上。
績(jī)效管理方法
第一步先要定義績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，并向員工說(shuō)明該標(biāo)準(zhǔn)。
標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)包含精確的上崗時(shí)間、休息時(shí)間、午餐時(shí)間、安排其它活動(dòng)的時(shí)間，等等。這些都要詳細(xì)定義，并與員工進(jìn)行說(shuō)明溝通。
另一部分需要定義的是具體執(zhí)行中的可接受偏差范圍。 比如與計(jì)劃不符的最大接受范圍是多少時(shí)間? 依計(jì)劃完成與沒(méi)有達(dá)到計(jì)劃要求的獎(jiǎng)勵(lì)或措施是什么?
所有這些都必須被明確定義，并向呼叫中心里的每一名員工說(shuō)明。
進(jìn)行排班計(jì)劃契合說(shuō)明需要讓員工有數(shù)字概念。
確保每名員工都理解按計(jì)劃執(zhí)行的重要性，明白準(zhǔn)時(shí)到崗的意義。團(tuán)隊(duì)中的每一名成員都須明確自己是呼叫中心人員排班計(jì)劃中的一份子，并了解他們的服務(wù)速度、出席率會(huì)對(duì)底線(xiàn)成本產(chǎn)生什么影響。
第二步是績(jī)效測(cè)量。
與其它績(jī)效定性測(cè)量方式不同的是，呼叫中心可以很輕松的去測(cè)量排班計(jì)劃契合度。通過(guò)對(duì)照計(jì)劃表去了解坐席的上崗與離崗時(shí)間，呼叫中心管理人員可以得出一系列的百分比作為參考數(shù)據(jù)。
如果發(fā)現(xiàn)有與排班計(jì)劃不契合的現(xiàn)象，只要在你所定義的接受范圍內(nèi)，就不會(huì)造成績(jī)效缺口。但如果不契合的現(xiàn)象超出最大接受范圍，那么你就要去分析判別該人員沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的原因了。
無(wú)法達(dá)到績(jī)效的三大原因
一名員工無(wú)法達(dá)到預(yù)期績(jī)效的原因基本有三：
1. 不明白
2. 做不到
3. 不愿意
下面我們從排班計(jì)劃契合的角度來(lái)一一說(shuō)明。
首先，坐席人員可能不明白所謂排班計(jì)劃契合對(duì)他們的具體要求。 相關(guān)主管是否向已經(jīng)他們明確解釋了開(kāi)始/停止時(shí)間、休息時(shí)間、以及掛機(jī)時(shí)間的要求?
坐席是否明確了解了呼叫中心所容許的偏差范圍，契合與不契合所造成的后果? 你要確保每個(gè)人都了解了排班計(jì)劃的合同”、契合度評(píng)測(cè)，以及按計(jì)劃執(zhí)行的作用或目的。
另一種不明白”的可能性是盡管坐席十分清楚他們的排班計(jì)劃，但卻沒(méi)有充分向上級(jí)反饋他們依計(jì)劃執(zhí)行的具體情況。 因此你需要做出日常排班契合統(tǒng)計(jì)，最好是每天。
如果這兩種不明白”都非原因所在，那么下一個(gè)可能性就是做不到”了。 或許坐席沒(méi)有相應(yīng)的知識(shí)或技能來(lái)執(zhí)行，又或許在正確執(zhí)行的過(guò)程中面臨些什么阻礙。
當(dāng)做不到”只是個(gè)別現(xiàn)象時(shí)，它就不能被當(dāng)作是一個(gè)根本原因。
大多數(shù)坐席都有能力按照既定計(jì)劃來(lái)開(kāi)展他們的工作。
偶爾會(huì)出現(xiàn)的契合障礙(比如因?yàn)槟硞€(gè)較長(zhǎng)的電話(huà)而迫使他們無(wú)法按計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)去結(jié)束通話(huà)，或因?yàn)槿耸植蛔愣仁顾麄儫o(wú)法轉(zhuǎn)接電話(huà))。
不管怎樣，大部分排班計(jì)劃契合問(wèn)題的原因都不是因?yàn)樽霾坏?rdquo;。
這樣就剩下了第三個(gè)可能性 – 不愿意”。 這是大部分契合問(wèn)題最可能的原因。 大多數(shù)有契合問(wèn)題的員工都曾固執(zhí)地不愿去按照既定計(jì)劃執(zhí)行。
這種行為通常是由于呼叫中心缺乏適當(dāng)措施而造成的結(jié)果。
如果你的呼叫中心沒(méi)有采取與排班計(jì)劃密切相連的措施，那么或許就會(huì)出現(xiàn)這種情況。比如Sarah通常都是準(zhǔn)時(shí)上崗，而與她鄰座的同事Alex卻總是遲到。一旦缺少適當(dāng)?shù)目?jī)效管理系統(tǒng)，那么Sarah也將會(huì)慢慢變成不愿意準(zhǔn)時(shí)上崗
– 因?yàn)檫@樣一來(lái)她就不得不處理更多的電話(huà)，并承擔(dān)更重的工作負(fù)荷 - 因?yàn)樯倭艘粋€(gè)人。
另一方面，Alex會(huì)對(duì)他的行為感到沾沾自喜 – 他可以在早上多睡幾分鐘，或在休息區(qū)多喝一杯咖啡，這樣他就可以少接一些電話(huà)。
呼叫中心如果沒(méi)有有一個(gè)正式的，可測(cè)量的績(jī)效系統(tǒng)，那么你將無(wú)法對(duì)現(xiàn)狀做出改變。
績(jī)效管理是規(guī)范行為的重要因素。 比方說(shuō)，坐席或許會(huì)展現(xiàn)某些心中所渴望的自然行為，比如電話(huà)禮節(jié)，因?yàn)樗麄兡軓闹蝎@得立竿見(jiàn)影的收獲 – 來(lái)自客戶(hù)的答謝。
盡管如此，像排班計(jì)劃契合這樣的行為不屬于上述范疇，因此你需要使用績(jī)效系統(tǒng)來(lái)規(guī)范他們的行為。
采取賞罰措施都能影響坐席的行為。 如果你能掌握某些坐席人員的心理，那么你就可以運(yùn)用褒獎(jiǎng)的、積極的措施。褒獎(jiǎng)往往要比責(zé)罰約束更能產(chǎn)生效用。
因?yàn)槿藗兿矚g受到正面的肯定，它可以減少人的壓力，并將績(jī)效最大化。
雖然責(zé)罰約束也能加強(qiáng)績(jī)效，但它通常會(huì)讓員工產(chǎn)生敷衍的心態(tài)。
制度和責(zé)罰都能糾正員工不規(guī)范的行為，但在某些情況下只能適度應(yīng)用，矯枉通常容易過(guò)正，況且這種方式永遠(yuǎn)不會(huì)像正面措施那樣讓員工自發(fā)自愿地去盡最大努力工作。
或許你有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)就算賞罰雙管齊下，但員工卻依然我行我素。
那是因?yàn)檫@兩種措施還受到其它因素的影響。比如你所采取的措施是否人性化、能多快見(jiàn)效、成功率有多大等等。這些因素的影響力也不容小覷。
采用責(zé)罰的措施或許會(huì)對(duì)呼叫中心和客戶(hù)都有好處，但并不代表它有人性化的一面。
考評(píng)給低分、扣獎(jiǎng)金都是責(zé)罰措施，但是卻無(wú)法立即見(jiàn)效。員工或許會(huì)在未來(lái)的某一天扭轉(zhuǎn)工作態(tài)度，或許永遠(yuǎn)不會(huì)。
這些負(fù)面措施或許不如正面措施來(lái)得有效。 比如在不影響接電數(shù)量的前提下，多給員工10分鐘晨休時(shí)間。這種措施會(huì)讓員工感到人性化，并能調(diào)動(dòng)員工的積極性。
制定績(jī)效管理計(jì)劃的關(guān)鍵是運(yùn)用積極的、因人制宜的、能夠速顯成效的措施來(lái)推動(dòng)員工的自覺(jué)性，從而改善他們的行為。
舉個(gè)例子，比如主管人員對(duì)一名遲到的坐席當(dāng)場(chǎng)提出警告就要比一周后統(tǒng)計(jì)再給出警告要來(lái)得有效的多。有些呼叫中心里安置了能夠反應(yīng)員工契合度的實(shí)時(shí)屏幕，讓每名員工都能看到，這樣一來(lái)在其他同事的注視壓力之下，遲到等問(wèn)題也將得到大幅改善。
計(jì)劃的成功實(shí)施有賴(lài)于一系列的復(fù)雜培訓(xùn)、追蹤、及措施。
當(dāng)一線(xiàn)員工深刻了解到按照計(jì)劃展開(kāi)工作的重要性后，它們的計(jì)劃契合度就會(huì)更高，并且會(huì)定期反饋他們的執(zhí)行情況。如果再輔以適當(dāng)?shù)陌?jiǎng)系統(tǒng)，你就會(huì)得到一個(gè)穩(wěn)定，并不斷提高的契合度。
人們都喜歡受到正面的肯定，它可以減少人的壓力，并將績(jī)效最大化。
