CTI論壇(ctiforum.com)（編譯/老秦）:響應(yīng)時(shí)間是聯(lián)絡(luò)中心的一個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)，因?yàn)樗鼪Q定了客戶對(duì)你品牌的參與程度。它還影響消費(fèi)者對(duì)你的企業(yè)提供的服務(wù)質(zhì)量的看法。合理的響應(yīng)時(shí)間可以建立公司的聲譽(yù)和客戶群。
因此，減少客戶響應(yīng)時(shí)間可以讓您在客戶中對(duì)您的業(yè)務(wù)產(chǎn)生良好的看法?？梢允褂脦追N策略來最小化響應(yīng)時(shí)間，每種策略都有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。
有效處理客戶電話
今天的客戶對(duì)企業(yè)提供的響應(yīng)質(zhì)量有更高的期望。他們更重視溝通過程。如果你的組織讓他們等上幾秒鐘，一半就會(huì)掛斷。未能滿足客戶服務(wù)期望會(huì)損害公司的聲譽(yù)，并促使客戶轉(zhuǎn)向競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。
使用帶有UCC組合的托管PBX是為客戶提供卓越服務(wù)的重要步驟。Logix Fiber Networks提供壯觀的基于云的電話服務(wù)，您的公司可以利用這些服務(wù)提供一流的通話體驗(yàn)。整合的溝通使您的員工能夠?qū)⒖蛻舻碾娫掁D(zhuǎn)接到最合適的部門來處理他們的詢問。
活躍在社交媒體上
最小化客戶響應(yīng)時(shí)間需要您的組織在電話和電子郵件之外進(jìn)行探索。在社交媒體上建立自己的形象，可以確保您的業(yè)務(wù)一直在運(yùn)轉(zhuǎn)，它使你能夠與你的客戶實(shí)時(shí)互動(dòng)。為消費(fèi)者提供即時(shí)回復(fù)，使您的業(yè)務(wù)在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。
正如Salesforce指出的，五分之四的顧客傾向于對(duì)那些立即回復(fù)的品牌保持忠誠(chéng)。這說明了不間斷的客戶關(guān)懷的潛在重要性。社交媒體還使員工能夠遠(yuǎn)程響應(yīng)客戶。他們的工作變得簡(jiǎn)單到登錄、閱讀客戶信息和回復(fù)。
使用電子郵件自動(dòng)應(yīng)答器
電子郵件自動(dòng)回復(fù)是一個(gè)強(qiáng)大的工具，可以通知你的客戶你已經(jīng)收到他們的信息。它還使您的企業(yè)能夠自動(dòng)通知他們，他們的問題將在合理的時(shí)間內(nèi)得到解決。這種自動(dòng)響應(yīng)使您能夠贏得消費(fèi)者的信任，因?yàn)槟膯T工致力于履行這一承諾。
人類的反應(yīng)通常需要更長(zhǎng)的時(shí)間，并可能導(dǎo)致顧客產(chǎn)生消極情緒。這就阻礙了他們表達(dá)自己的擔(dān)憂，減緩了溝通過程。然而，讓客戶知道下一步要做什么會(huì)產(chǎn)生預(yù)期，并鼓勵(lì)客戶服務(wù)部門和客戶之間更快地溝通。
使用客戶服務(wù)軟件
客戶服務(wù)軟件提高了響應(yīng)消費(fèi)者的方便性。使用常規(guī)電子郵件或電話的一個(gè)缺點(diǎn)是，追蹤以前的詢問會(huì)變得很費(fèi)力。這增加了不相關(guān)響應(yīng)或無法響應(yīng)某些客戶的可能性。
客戶服務(wù)軟件使您的企業(yè)能夠記錄和跟蹤以前與客戶的交互。這項(xiàng)技術(shù)通過提供參考信息來優(yōu)化客戶響應(yīng)--您可以快速查看特定消費(fèi)者提供的信息。這加快了將相關(guān)信息拼湊在一起的過程，使您能夠更快地起草響應(yīng)和答復(fù)。
對(duì)收到的郵件進(jìn)行分類和排序
對(duì)來自客戶的信息進(jìn)行分類和排序是增加響應(yīng)時(shí)間的有效方法。你的企業(yè)應(yīng)該評(píng)估來自客戶所有形式的溝通內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行標(biāo)記，并分配緊急度評(píng)分。您還應(yīng)該確定客戶的重要性及其問題的復(fù)雜性。
隨后，您應(yīng)該為每個(gè)查詢分配票證，并首先解決更緊急的問題。這種方法更有條理，因?yàn)槟罱K可能會(huì)集中精力解決類似的問題。這也是一種節(jié)省時(shí)間的方法。
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