知識(shí)管理，經(jīng)常被人提起，但面對(duì)知識(shí)量極大，同時(shí)散布在各個(gè)不同系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)知識(shí)，整理起來(lái)總是讓人感到難以處理，對(duì)于呼叫中心而言，他是最基礎(chǔ)，最核心層次的處理系統(tǒng)。一個(gè)呼叫中心可以沒(méi)有CRM系統(tǒng)，沒(méi)有管理系統(tǒng)，但在電話接起之前，每個(gè)客服人員一定需要知道該說(shuō)什么，該給客戶傳遞什么信息，客戶的問(wèn)題如何解答.而這些解答客戶問(wèn)題的資料，也就是呼叫中心的知識(shí)，這一類的知識(shí)整理系統(tǒng)，就組成了我們所說(shuō)的知識(shí)庫(kù)了。
知識(shí)管理：是指在組織中建構(gòu)一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的信息與知識(shí)，透過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過(guò)程，達(dá)到不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，個(gè)人與組織的知識(shí)得以永不間斷的累積，從系統(tǒng)的角度進(jìn)行思考這將成為組織的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以因應(yīng)市場(chǎng)的變遷。
從定義定我們可以見(jiàn)到知識(shí)管理首要的是知識(shí)系統(tǒng)，好的、適合企業(yè)特征的知識(shí)系統(tǒng)作為底層的系統(tǒng)支持，可以用之附載整個(gè)知識(shí)與信息的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，令知識(shí)可以有一個(gè)穩(wěn)定的存儲(chǔ)與更新的基礎(chǔ)，以便令使用者可以更快更有效地獲得所需的信息。
在知識(shí)管理的分類上可分為個(gè)人的知識(shí)管理與企業(yè)的知識(shí)管理兩大類型。
很多人可能會(huì)覺(jué)得知識(shí)管理聽(tīng)上去很深?yuàn)W，其實(shí)不然，我們個(gè)人電腦內(nèi)的文檔、圖片、軟件等都可以認(rèn)為是一個(gè)知識(shí)儲(chǔ)存庫(kù)，也可以通俗的認(rèn)為知識(shí)庫(kù)，而個(gè)人對(duì)本電腦里這個(gè)信息的分類管理與交叉使用、信息關(guān)聯(lián)設(shè)置、文檔資料的更新處理也就可以認(rèn)為個(gè)人信息庫(kù)的知識(shí)管理。
同理，對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，存放企業(yè)使用的各類知識(shí)有著各類不同的系統(tǒng)，但不是每一類的知識(shí)與信息都可以作為企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的信息，我們把支持企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的信息編理后放在統(tǒng)一的系統(tǒng)中，這一類的系統(tǒng)即可稱之為知識(shí)管理系統(tǒng)，如是在同一系統(tǒng)內(nèi)的知識(shí)管理，該系統(tǒng)即為知識(shí)庫(kù)。以知識(shí)庫(kù)為載體的各類知識(shí)管理活動(dòng)，也就是通常所說(shuō)的企業(yè)知識(shí)管理。
各類企業(yè)的知識(shí)管理活動(dòng)都有著不同的特性，如公安系統(tǒng)，重視的是數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化管理、權(quán)限設(shè)置、保密性，快速定位能力；企業(yè)注重的是公共知識(shí)傳遞與知識(shí)的積累。而電信業(yè)，對(duì)知識(shí)管理的要求更廣，包括知識(shí)的管理、知識(shí)定位、知識(shí)的分類等。
電信業(yè)的知識(shí)管理可按對(duì)內(nèi)與對(duì)外服務(wù)兩個(gè)方面來(lái)劃分，而對(duì)外服務(wù)的知識(shí)管理主要是10000號(hào)的知識(shí)管理。
10000號(hào)的知識(shí)管理可分為系統(tǒng)層面與業(yè)務(wù)管理層面兩部分，系統(tǒng)層面的需求重點(diǎn)在于：系統(tǒng)容量；服務(wù)器的獨(dú)立性；定位響應(yīng)速度；多級(jí)管理權(quán)限設(shè)置；多種類文件的管理；知識(shí)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)；報(bào)表……
而管理層面則在系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，圍繞著業(yè)務(wù)知識(shí)需求，管理架構(gòu)進(jìn)行知識(shí)管理，流轉(zhuǎn)，讓知識(shí)真正產(chǎn)生競(jìng)爭(zhēng)力。
在電信10000號(hào)的知識(shí)管理中，人們常提到的問(wèn)題有很多，包括：目錄樹(shù)、檢索、知識(shí)對(duì)比、知識(shí)結(jié)構(gòu)化、數(shù)據(jù)挖掘、業(yè)務(wù)推送、業(yè)務(wù)增值服務(wù)提示等等……業(yè)務(wù)種類需多，但以下幾點(diǎn)是整個(gè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)：知識(shí)庫(kù)目錄樹(shù)結(jié)構(gòu)；知識(shí)檢索方法；知識(shí)模版管理；知識(shí)管理者流程協(xié)作統(tǒng)一；知識(shí)報(bào)表。
知識(shí)庫(kù)目錄樹(shù)結(jié)構(gòu)
知識(shí)庫(kù)內(nèi)存在著大量非結(jié)構(gòu)化知識(shí)文檔，包括：TXT、WORD、EXCEL、DORT、AMR、MP3，MIDI，AAC、 MPEG-4 Visual Simple等等。如何將這些非結(jié)構(gòu)化的文檔與結(jié)構(gòu)化的文檔進(jìn)行分類管理是知識(shí)管理的最基礎(chǔ)部分。
一般而言，目錄的設(shè)計(jì)需考慮以下因素：知識(shí)架構(gòu)明確；知識(shí)分類清晰；規(guī)范目錄名稱；符合目前使用習(xí)慣；兼顧未來(lái)發(fā)展趁勢(shì)；擴(kuò)展性與可控性強(qiáng)；展示頁(yè)面友好；權(quán)限技能細(xì)分；具有導(dǎo)航功能。
1、知識(shí)架構(gòu)
是指知識(shí)庫(kù)目錄層級(jí)設(shè)計(jì)，一般可分為網(wǎng)頁(yè)結(jié)構(gòu)與樹(shù)狀結(jié)構(gòu)兩種。
目錄使用得最多的是樹(shù)狀結(jié)構(gòu)，常稱為目錄樹(shù)。
在目錄設(shè)計(jì)中，最為重要的深度與寬度的設(shè)計(jì)原則。
深度是指目錄設(shè)置的層級(jí)數(shù)量，一般在同一位置上的層級(jí)展現(xiàn)不宜超過(guò)3層，如超過(guò)則以多維度的展現(xiàn)為宜。按使用習(xí)慣，目錄樹(shù)一般放于左則，如果超過(guò)三級(jí)目錄，從第四級(jí)開(kāi)始，可以橫向放于知識(shí)庫(kù)的上方。深度決定點(diǎn)擊的次數(shù)，查找的速度，造成使用者查找的代價(jià)加大。一般不應(yīng)超過(guò)6級(jí)。
寬度是指每一級(jí)目錄的數(shù)量，該寬度按平常人目光定位的速度的依據(jù)，寬度越少越能快速查找到需求點(diǎn)，但寬度過(guò)短，必將造成深度加長(zhǎng)，從而增加了點(diǎn)擊量，造成查找代價(jià)過(guò)高。知識(shí)庫(kù)目錄的結(jié)構(gòu)不宜參照IVR：5×5×5的結(jié)構(gòu)。建議每個(gè)層級(jí)的寬度不宜超過(guò)18個(gè)支節(jié)點(diǎn)，一般以8－15為宜。
2、知識(shí)分類清晰
知識(shí)目錄結(jié)構(gòu)的分類規(guī)則較多：可按地區(qū)為主線、以業(yè)務(wù)為輔線作為劃分依據(jù)；也可以業(yè)務(wù)為主線、地區(qū)為輔線而進(jìn)行；還可以按使用者的使用習(xí)慣而劃分。
但對(duì)于前瞻性的業(yè)務(wù)需求、業(yè)務(wù)管理、客服業(yè)務(wù)權(quán)限而言，管理者還可以以業(yè)務(wù)發(fā)展總趨勢(shì)為主線，業(yè)務(wù)管理方面除10000號(hào)的需求外，兼顧其他業(yè)務(wù)團(tuán)體（營(yíng)業(yè)廳、網(wǎng)站等需求），客服代表使用的習(xí)慣而進(jìn)行。如電信業(yè)務(wù)的未來(lái)主線為品牌產(chǎn)品業(yè)務(wù)，因此本類電信產(chǎn)品業(yè)務(wù)可以單獨(dú)設(shè)立，而電信的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)相對(duì)較雜，可但為輔線按使用量順序總括放于電信業(yè)務(wù)的下級(jí)目錄下。
當(dāng)然除此以外，首層目錄的分類還可以按產(chǎn)品的關(guān)聯(lián)度等內(nèi)在關(guān)聯(lián)方法而設(shè)定。
一個(gè)好呼叫中心知識(shí)庫(kù)目錄分類，除了需考慮知識(shí)本身的分類結(jié)構(gòu)外，還需要考慮如何與業(yè)務(wù)技能進(jìn)行有效的對(duì)接，而業(yè)務(wù)技能又應(yīng)與IVR的語(yǔ)音引航相結(jié)合，以便更有效地業(yè)務(wù)權(quán)限分配，方便不同地區(qū)、不同業(yè)務(wù)技能的人員可以更快捷有效地查找到需要的業(yè)務(wù)知識(shí)，同時(shí)方便采編人員進(jìn)行業(yè)務(wù)分類處理。當(dāng)然業(yè)務(wù)技能的分類時(shí)需考慮業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。
值得一提的是，知識(shí)庫(kù)目錄樹(shù)的首層目錄影響著使用人員的工作思維、操作習(xí)慣與和系統(tǒng)響應(yīng)效率，因此首層目錄樹(shù)是整個(gè)目錄建設(shè)的關(guān)鍵，因此本級(jí)目錄除了考慮業(yè)務(wù)定位速度、知識(shí)的點(diǎn)擊量多少外，還需要考慮業(yè)務(wù)的穩(wěn)定性，一般首層目錄不適合頻繁改動(dòng)，經(jīng)常變動(dòng)的產(chǎn)品類別不應(yīng)做為首層目錄。
本期，我們就知識(shí)管理的目錄進(jìn)行簡(jiǎn)要的探討，下期，也來(lái)談?wù)剻z索。
作者：高詠?zhàn)藛挝粸楹贾葸h(yuǎn)傳通信技術(shù)有限公司。
