呼叫中心主要通過(guò)聲音傳遞服務(wù)。然而,國(guó)內(nèi)大多數(shù)呼叫中心的環(huán)境現(xiàn)狀是座席密度高、人均面積小,電話聲音較為嘈雜。目前,雖然可以通過(guò)技術(shù)手段降低耳機(jī)傳達(dá)的噪音,并在設(shè)計(jì)、裝修,綠化等方面創(chuàng)造較為吸噪的環(huán)境,但呼叫中心人員講話的聲音是噪音管理不得不關(guān)注的問(wèn)題。如何控制呼叫中心座席人員通話音量,通過(guò)為其創(chuàng)造一個(gè)舒適愉悅的通話環(huán)境進(jìn)而提高客戶(hù)通話體驗(yàn)是各大呼叫中心爭(zhēng)相研究的課題。為此客服中心(合肥)探索建立了電話服務(wù)區(qū)噪音管理辦法,擬通過(guò)人為手段管控不必要的噪音。
一、噪音標(biāo)準(zhǔn)選定
聲音的大小是以 dB SPL值進(jìn)行計(jì)算的。評(píng)估噪音暴露的影響通常采用以下介紹的三種典型的計(jì)算方式:峰值、均方根值,加權(quán)平均值。通過(guò)查GB3096-2008《聲環(huán)境質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》,并綜合比較三種方案優(yōu)劣勢(shì),選取一定的舒適區(qū)域,并分段考核比較,具體如下:
(一)監(jiān)測(cè)指標(biāo)
音量平均分貝α:即衡量整個(gè)操作間內(nèi)音量平均水平的指標(biāo)。
計(jì)算公式為:α=(檢測(cè)的噪音最大值+檢測(cè)的噪音最小值)/2
(二)監(jiān)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)
經(jīng)多次實(shí)際檢測(cè)并與座席調(diào)研訪談,確認(rèn)噪音分貝值α≤60HZ為客戶(hù)舒適音量體驗(yàn),且操作間工作環(huán)境相對(duì)安靜,確定《噪音分貝值評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》如下:
(三)評(píng)級(jí)辦法
A為當(dāng)天的噪音平均得分,即當(dāng)天α所對(duì)應(yīng)的平均分值,特設(shè)定如下評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn):
二、噪音檢測(cè)的實(shí)施與反饋
(一)檢測(cè)實(shí)施
檢測(cè)人員在工作前須查看電話服務(wù)區(qū)排班安排,確保座席上座率達(dá)到總座位的90%,保持適中的速度從距離被測(cè)試者30cm左右地方經(jīng)過(guò),記錄相應(yīng)的噪音檢測(cè)結(jié)果。為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,檢測(cè)人員每天抽檢每個(gè)操作間兩次,并記錄相應(yīng)分值,最終折合平均分值。
(二)檢測(cè)反饋
實(shí)行噪音評(píng)分業(yè)績(jī)?cè)u(píng)比,并納入團(tuán)隊(duì)考核指標(biāo),獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,逐日對(duì)最優(yōu)與最差電話服務(wù)區(qū)責(zé)任人員進(jìn)行公示,重點(diǎn)關(guān)注與輔導(dǎo)超過(guò)預(yù)警值的團(tuán)隊(duì),創(chuàng)造自覺(jué)維護(hù)集體榮譽(yù)感的團(tuán)隊(duì)氣氛。
1.按周統(tǒng)計(jì)平均分,按照評(píng)分高低排序,并在顯示屏發(fā)布。
2.每周單日最優(yōu)及最差操作間評(píng)分按下表公布于大屏幕
三、噪音管理配套措施
客服中心(合肥)多措并舉,確保噪音管理方案有效落實(shí)并長(zhǎng)期執(zhí)行。一是擬定電話服務(wù)區(qū)座席員工噪音管理規(guī)定,要求其不得在操作間大聲喧嘩、閑聊,影響他人接聽(tīng)電話,養(yǎng)成良好的接聽(tīng)習(xí)慣,控制話務(wù)音量。二是擬定當(dāng)班駐場(chǎng)管理人員噪音管理規(guī)定,要求輔助噪音檢測(cè)管理,做好現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境整體管控,維護(hù)電話服務(wù)區(qū)正常分貝環(huán)境。三是設(shè)定獎(jiǎng)懲機(jī)制,對(duì)噪音管理較優(yōu)者進(jìn)行表?yè)P(yáng)、績(jī)效掛鉤、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等,對(duì)噪音管理較差者提出警告,多次違規(guī)計(jì)入應(yīng)計(jì)入現(xiàn)場(chǎng)差錯(cuò)。
四、噪音管理效果
按照上述測(cè)算方法與管理舉措,根據(jù)一定時(shí)間段的噪音監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)來(lái)看,分貝值呈現(xiàn)明顯的偏右態(tài)分布(見(jiàn)下圖),60HZ較差分貝值以上占比較少,58HZ優(yōu)良分貝值明顯占比較高,且絕大多數(shù)居于優(yōu)秀區(qū)域。同時(shí),根據(jù)一定時(shí)間段的環(huán)比測(cè)算數(shù)據(jù)來(lái)看,優(yōu)良分貝值占比有較大提幅,長(zhǎng)期持續(xù)向好。
通過(guò)探索建立噪音管理辦法等優(yōu)化舉措,客服中心(合肥)通話音量管理變得有章可循,員工本人也逐步養(yǎng)成良好的通話習(xí)慣,能夠有效控制個(gè)人音量,實(shí)現(xiàn)為客戶(hù)呈遞看不見(jiàn)的微笑,聽(tīng)得見(jiàn)的真誠(chéng)”的服務(wù)感知。同時(shí),優(yōu)雅舒適的聲貝環(huán)境也會(huì)進(jìn)一步激發(fā)員工的工作欲望,達(dá)到更加清晰的呼叫和準(zhǔn)確的對(duì)話,提高服務(wù)質(zhì)量及客戶(hù)滿意度,從而創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。