錄音是呼叫中心最寶貴的財富，錄音分析一直是呼叫中心的重要工作。我們從錄音分析中可以挖掘出多種有效信息，也是我們發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、提升服務(wù)品質(zhì)的最有效最直接的方法和途徑。下面通過錄音分析的監(jiān)聽規(guī)范、分析會的組織、以及結(jié)果應(yīng)用等幾個板塊給大家簡單進行分享，接下來讓我們一起解碼優(yōu)質(zhì)服務(wù)的奧秘。
一、明確可考量的客戶服務(wù)標準形成錄音監(jiān)聽規(guī)范
從事呼叫中心的各企業(yè)需要根據(jù)各自的業(yè)務(wù)類型制定可考量的錄音監(jiān)聽規(guī)范和獎罰標準。讓我們的錄音分析工作有據(jù)可依，并且通過獎懲制度來進行員工行為糾正和結(jié)果運用，以達到持續(xù)完善我們各客服團隊服務(wù)品質(zhì)的目的。一般來看監(jiān)聽規(guī)范包括服務(wù)能力和業(yè)務(wù)能力兩個方面。
1、服務(wù)能力大致內(nèi)容
（1）、規(guī)范用語：包括首問語、結(jié)束語、穿插客戶溝通的場景應(yīng)對話術(shù)（需要客戶等待的話術(shù)、客戶提出建議的話術(shù)、確認客戶信息的話術(shù)、業(yè)務(wù)辦理的話術(shù)等）
（2）、服務(wù)態(tài)度：如整通話務(wù)中聲音親切自然，精神飽滿，富有朝氣，或能夠通過聲音來展現(xiàn)微笑服務(wù)，讓客戶感受到親和力和服務(wù)熱情；整通話務(wù)專心聆聽客戶需求，溝通過程順暢；服務(wù)主動能站在客戶角度，具有積極主動為客戶解決問題的服務(wù)意識，回答完畢一個問題之后能夠主動根據(jù)客戶的問題有所延伸或發(fā)揮，讓客戶感覺到服務(wù)的熱情和周到；能從客戶的角度出發(fā)考慮和解答問題。
（3）、服務(wù)技巧：如查詢告知類的業(yè)務(wù)，需要查詢的主動告知客戶；分享分擔(dān)客戶感知，站在客戶立場著想，必要時運用適當(dāng)?shù)恼Z言對客戶進行安撫，或?qū)蛻舻慕ㄗh表示由衷的感謝等；
2、業(yè)務(wù)能力相關(guān)技能
業(yè)務(wù)能力主要包括理解需求（含快速準確理解客戶需求、恰當(dāng)回應(yīng)、及時響應(yīng)）、語言表達（回答問題通俗易懂）、業(yè)務(wù)熟練（含業(yè)務(wù)回答全面準確、處理問題效率高、業(yè)務(wù)熟練、業(yè)務(wù)辦理）的能力。
圖1：業(yè)務(wù)能力內(nèi)涵
二、明確錄音分析會的整體流程確保工作有序開展
1、錄音分析步驟：
圖2：錄音分析步驟
（1）、會前準備：錄音分析會議前需要準備錄音、音響、分析的內(nèi)容、筆和紙、安靜的會議室。
（2）、注意事項：錄音分析的最佳時間是10—20分鐘，單次分析1—2通錄音即可。
2、錄音播放的方式
第一遍：整通播放,記錄用戶的問題以及整通話務(wù)的感知；
第二遍：隨時暫停播放，員工發(fā)現(xiàn)問題，思考問題，對比話術(shù)，解決問題；
第三遍：回顧性播放，更全面了解客戶的問題所在，能更好體會客戶的感知，根據(jù)客戶的感知把握溝通技巧（優(yōu)秀錄音汲取精華）；
通過不同播放的方式，充分剖析了解錄音整體情況，有針對性地讓員工領(lǐng)會優(yōu)秀錄音的精髓，提煉優(yōu)秀話術(shù)，并在團隊中推廣應(yīng)用持續(xù)完善話術(shù)腳本，提高整體服務(wù)品質(zhì)。
3、錄音分析的類型
針對錄音分析結(jié)果顯示中的共性問題進行匯總，通過整體輔導(dǎo)的形式開展錄音分析工作，整體輔導(dǎo)的優(yōu)勢在于覆蓋范圍廣、提升效率高；針對個性化問題可以通過一對一的溝通方式進行輔導(dǎo)，一對一輔導(dǎo)的優(yōu)勢是有針對性，個體指標提升比較明顯；
三、會后持續(xù)跟蹤優(yōu)秀成果的運用提升服務(wù)品質(zhì)
圖3：錄音分析會后跟蹤流程圖
往往我們很多質(zhì)檢人員只注重錄音分析會的過程效果，卻忘了會后跟蹤的重要性。事實證明，會后跟蹤比前期的錄音分析更重要，我們可以通過一周的觀察期，針對重點關(guān)注人員通過錄音抽聽的方式，分析員工是否有改善，沒有改善的員工要回爐輔導(dǎo)，持續(xù)溝通直至員工服務(wù)質(zhì)量得到提升，做好服務(wù)質(zhì)量提升工作的問題閉環(huán)。
為了鼓勵員工將優(yōu)化后的話術(shù)積極運用到工作中去，我們在接下來抽查的錄音分析中針對改善明顯的人員可以重點標識，羅列一個進步名單。每天通過班會的形式給予表揚，同時進行適當(dāng)?shù)募睿@樣在團隊有利于形成積極向上的工作氛圍，為新話術(shù)等優(yōu)秀成果的運用提供了良好的氛圍基礎(chǔ)。從而真正實現(xiàn)通過錄音分析，有效糾偏。同時將提煉出的優(yōu)秀話術(shù)、工作技巧等優(yōu)秀的成果運用到實戰(zhàn)工作中去，起到推動服務(wù)質(zhì)量提升的效果。
