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一、定義與概念 呼叫中心又名Call Center或企業(yè)聯(lián)絡中心。其早期的呼叫中心應用就是今天的熱線電話、咨詢電話,由受過訓練的話務員專門接聽處理來電客戶的各類問題,如咨詢、投訴、建議等。 隨著計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術、客戶需求及各行各業(yè)其本身業(yè)務的發(fā)展,其實已經(jīng)很難給現(xiàn)代呼叫中心下一個準確的定義,幾乎每一種計算機與電話集成(CTI)技術的應用系統(tǒng)都可以籠統(tǒng)的稱之為呼叫中心,甚至一個座席我們也可以稱為呼叫中心。 特別是近年來隨著計算機技術的普及以及軟硬件價格的走低,呼叫中心已經(jīng)從一些由高端貴族企業(yè)轉(zhuǎn)向平民化應用,呼叫中心已經(jīng)開始走向普及。 現(xiàn)代呼叫中心已經(jīng)涉及到了計算機(軟硬件)技術、Internet技術、計算機電話集成技術(CTI)、數(shù)據(jù)倉庫(商業(yè)智能BI)技術、客戶關系管理(CRM)技術、交換機(PBX)通訊技術、企業(yè)ERP技術和企業(yè)管理、項目管理、團隊管理等諸多方面的內(nèi)容。 它已經(jīng)成為一個統(tǒng)一、高效的服務工作平臺,它將企業(yè)內(nèi)分屬各職能部門為客戶提供的服務,集中在一個統(tǒng)一的對外聯(lián)系窗口,采用統(tǒng)一的標準服務界面,為用戶提供系統(tǒng)化、智能化、個性化、人性化的服務。 呼叫中心已經(jīng)成為與企業(yè)連為一體的一個完整的綜合信息服務系統(tǒng),是企業(yè)運營不可或缺的一部分。 二、呼叫中心的分類 1、按呼叫類型分 1).呼入型:受理電話呼入的如客戶投訴、報修、訂單受理等。 2).呼出型:手工呼出電話營銷、自動外呼系統(tǒng)、語音通知系統(tǒng)等。 3).混合型:綜合功能型的呼叫中心。 2、按運營模式分 1).自建型:企業(yè)自建,完全掌控呼叫中心的所有數(shù)據(jù)信息,一次性投資。這種模式為絕大多數(shù)大中型企業(yè)所使用,隨著呼叫中心價格的下降,越來越多的小企業(yè)也使用該模式。 2).外包型:由某公司建立一個大型的呼叫中心,再租賃給其他公司使用,包括租賃號碼線路、軟件、設備及租賃坐席,坐席集中固定某處。 3).虛擬型:由某公司建立一個大型的呼叫中心,再租賃給其他公司使用,包括租賃號碼線路、軟件、設備,但坐席還是由各個的公司在各自的辦公室使用,一般是通過互聯(lián)網(wǎng)使用。比較適合小型短期的應用,如技術要求不高的soho辦公。 3、按硬件技術分 1).數(shù)字交換機式呼叫中心:如avaya、西門子大型交換機,適合大型的呼叫中心應用,如移動公司上千人的呼叫中心。 2).板卡式呼叫中心:由PCI語音卡+PC機+呼叫中心系統(tǒng)軟件組合。特點:擴容方便,使用靈活,價格適中,比較適合中小企業(yè),搭建200坐席規(guī)模的呼叫中心也不在話下。 3).一體機式呼叫中心:也有點類似于板卡式,不過客戶無需考慮買PC機了,類似于一個整體,可以想象成一個黑盒-提供一個打包的東西,內(nèi)部是什么我們不必知道。使用方便了些,但似乎擴展性差了些。 三、呼叫中心的幾大關鍵技術 1.通話錄音 實時硬件語音解壓縮,自動增益去噪,完整記錄客戶來電或外撥的通話內(nèi)容,超長時間數(shù)字化地保存。 2.自動呼叫分配(ACD:Automatic Call Distribution) ACD系統(tǒng)是呼叫中心有別于一般熱線電話系統(tǒng)及普通交換機自動應答系統(tǒng)的重要標志,也是決定呼叫中心規(guī)模以及系統(tǒng)質(zhì)量的重要部分,它是呼叫中心智能化的標志之一。ACD可以成批的處理來話,過多的來電可轉(zhuǎn)入排隊或留言,按客戶自助選擇的服務方式或按預先設定路由規(guī)則將來電轉(zhuǎn)接給座席。ACD方式可以通過呼叫中心平臺軟件的管理界面靈活進行設置。 3.交互式語音應答(IVR:Interactive Voice Response) 呼叫中心通過IVR可以和客戶進行全程自動應答,這種菜單式的導航功能可以做得非常復雜和智能化。這也是呼叫中心區(qū)別于普通電話交換機集團電話的顯著標志。 4.座席管理 呼叫中心的工作人員被稱為坐席、座席或業(yè)務代表,座席組成的小組被稱為座席組(業(yè)務組)。一個呼叫中心小到一兩個坐席,多到成百上千個坐席,而小企業(yè)和大企業(yè)的小部門也可以根據(jù)需要,非常經(jīng)濟地建立一個只有幾個業(yè)務組的小型呼叫中心。坐席分技能組可以和IVR及ACD功能進行有機結(jié)合。 呼叫中心需要對這些座席進行有效的權(quán)限管理,比如數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、功能操作權(quán)限、分級管理。 另外呼叫中心座席管理還應具備呼叫中心的一些特色功能如:三方通話、監(jiān)聽、強插、強拆等功能。 四、企業(yè)擁有國內(nèi)呼叫中心許可證的優(yōu)勢 1、行業(yè)準入門檻導入,為企業(yè)合規(guī)經(jīng)營做好鋪墊,企業(yè)以呼叫中心多人坐席來作為營銷手段和傳播的,是必須申請呼叫中心許可證資質(zhì)的,不然企業(yè)屬于超范圍經(jīng)營容易被執(zhí)法機關列入異常經(jīng)營名單?!?br /> 2、高效方便的處理所有電話,呼叫中心的核心便在于電話處理,當一個電話進入呼叫中心后系統(tǒng)能很快的進行響應,并能把這個電話按照某種設定好的規(guī)則分配給相應的座席,避免了電話溝通中找人的時間浪費。此外呼叫中心支持多種終端接入方式,包括普通電話、電腦+耳麥、IP話機等方式。 3、降低企業(yè)運營及管理成本,當所有的業(yè)務都在電話中進行,或者通過呼叫中心結(jié)合相關設備來開展業(yè)務(比如派工),企業(yè)可以高效快捷的應付業(yè)務需要,降低運營成本,呼叫中心的話務統(tǒng)計、座席監(jiān)控等,也能讓管理工作變得輕松和方便,我們隨時可以了解員工工作情況。與運營商的接入,長遠成本更劃算,有了跟運營商的合作,企業(yè)在呼叫中心運營方面所花費的通話費用會更便宜,運營商會有階梯的批量合作,達到什么樣的量給予什么樣的低價格,讓企業(yè)以最優(yōu)惠的成本產(chǎn)生最大的效益。 4、提升客戶滿意度,迅速快捷的響應、VIP綠色通道、個性化的專人服務,讓客戶的問題在第一時間得到解決,直接提升著客戶的滿意度。 5、發(fā)掘市場機會,創(chuàng)造良好的效益,這一點在營銷中是最明顯的,呼叫中心的外呼系統(tǒng)的使用,能大幅提升電話撥打效率,較之于傳統(tǒng)的手工撥號,能提升3—4倍的效率,這意味著我們能成倍增加我們的目標客戶市場,從中發(fā)掘機會。 6、提升良好的企業(yè)形象,建立呼叫中心,意味著企業(yè)有著統(tǒng)一的辦公環(huán)境、統(tǒng)一的業(yè)務流程,以及統(tǒng)一的對外形象,呼叫中心的建立,其本身就是企業(yè)實力的一種展現(xiàn),這有利于提升企業(yè)的形象。 7、可以做呼叫中心外包服務,具備呼叫中心許可證資質(zhì)除了自己平臺的運營,也可以承接其他企業(yè)的呼叫中心外包服務,以每月多少錢一個坐席的方式收費,可以為企業(yè)帶來可觀的利潤 工業(yè)和信息化部等十三部門在前不久印發(fā)《綜合整治騷擾電話專項行動方案》,決定自2018年7月起至2019年12月底,在全國開展綜合整治騷擾電話專項行動。 我司是專業(yè)的資質(zhì)代辦機構(gòu),可為貴司辦理國內(nèi)【呼叫中心許可證】 取得以上資格證,能讓貴司在電話營銷等業(yè)務上更加符合監(jiān)管部門規(guī)定,幫助公司運轉(zhuǎn)更順暢。
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