如何正確理解呼叫中心座席占用率

效率提高，人員工作量比率變小的原因其實很簡單，由于某時段的來話量巨大，對于座席人員來說很可能剛剛結束一個來電后，馬上又接起一個新的來電。在話務量高峰時段，每個座席人員都會處理更多的來電。而處于等待接聽狀態(tài)，即所謂的空閑或就緒狀態(tài)就很少發(fā)生。換句話說，他們都處于繁忙狀態(tài)，被大量的來話“占用”了。

衡量座席人員繁忙程度的指標，我們稱為座席占用率（ Agent Occupancy ）。這一指標統(tǒng)計的是座席人員在登錄狀態(tài)下，用于與客戶交談和進行事后處理的時間的比率。計算方法是工作小時數(shù)（工作量）除以登錄狀態(tài)小時數(shù)（與座席數(shù)量相同）。如上表所示， 12 名座席人員處理 8.33 小時的工作量，座席占用率就為 69 ％。如果來話量翻一倍，由 21 名座席人員處理，而不是 24 名座席人員的話，那么這 21 名座席人員都會較以前忙一些，也就意味著座席人員利用率提高到了 79 ％。

隨著話務量的上升，提高呼叫中心座席人員工作效率的方法，以及規(guī)模效益就開始發(fā)揮作用了。也就是說，座席人員利用率會不斷的攀高。當然，對于每個呼叫中心管理者來說，都希望座席人員更忙一些，或生產(chǎn)率更高一些。但是，讓他們保持在 94 ％的座席人員利用率也是不現(xiàn)實的。大多數(shù)呼叫中心將座席人員利用率指標設定在 85 － 90 ％的范圍內(nèi)，因為太高的座席人員利用率會造成負面影響，如通話質(zhì)量降低，以及人員流失等。

有一點我們需要記住的是來話量（或業(yè)務規(guī)模）會起到關鍵作用。因為即使你期望座席占用率達到 85 ％，并不意味著你能達到，這跟你的業(yè)務規(guī)模或來話量有直接的關系。對于一個小型呼叫中心（業(yè)務量小）來說，他們會期望服務水平達到 80/20 ，并安排足夠的座席人員，但你不妨測算一下他們的座席人員利用率，如果能達到 70 ％－ 80 ％就算不錯了。相反，對于一個大型呼叫中心（業(yè)務量大）來說，他們能夠在實現(xiàn) 80/20 服務水平的情況下，座席占用率達到 95 ％或更高。在這種情況下，這樣的呼叫中心必須預備額外的人員進行補充，以把座席人員占用率降低到一個合理的水平。

呼叫中心的兩難選擇

讓我們考慮以下兩個呼叫中心運營目標：

• 改善服務（服務水平）

• 改善占用率

認清服務水平與占用率之間的關系非常重要。事實上，他們兩者之間成反比關系。提高服務水平，意味著增加人員，使更多的人員來處理和完成同量的工作，結果是每人都不會很忙，占用率也比較低。同樣，如果提高座席占用率，意味著減少人員投入，結果是每個人都會做更多的工作，減少空閑時間，但是這樣一來會影響服務水平，并使其惡化。這兩者之間是成反作用的，你不能期望同時改善這兩個指標，甚至不能在保持一個指標不變的情況下，改善另一個指標。在進行人員配置和排班，以及設定服務水平時，應確保對座席人員占用率指標的關注，并找到某種平衡。

來源：CCCS客服標準網(wǎng)