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如何充分挖掘客戶投訴的價(jià)值

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任何的企業(yè)在客戶服務(wù)過程中,應(yīng)該面對(duì)這樣一個(gè)現(xiàn)實(shí),即無法避免要遇到客戶的抱怨及投訴,即使是經(jīng)營得非常好的企業(yè)也不例外。企業(yè)遇到投訴的時(shí),往往如臨大敵,感到十分棘手。因?yàn)楹芏嗤对V的有效解決,除了需要客戶服務(wù)中心全力以赴外,也需要企業(yè)的其他相關(guān)部門通力合作下才能解決。不難看出,企業(yè)將會(huì)為此做出很大的人力、物力支出。更關(guān)鍵的是,如果處理的不好,會(huì)導(dǎo)致客戶對(duì)企業(yè)強(qiáng)烈不滿、甚至?xí)?dǎo)致客戶流失。那么沒有投訴對(duì)企業(yè)來說是好消息嗎?如果沒有客戶的投訴,你無法了解客戶離開的原因,不知道企業(yè)究竟應(yīng)該在那些方面進(jìn)行改進(jìn)。所以一個(gè)企業(yè)應(yīng)該感謝投訴的客戶,因?yàn)樗麄兏嬖V了你目前企業(yè)在哪些方面存在問題。

其實(shí)對(duì)于絕大數(shù)客戶而言,是并不愿采取投訴手段的,即使他清楚投訴渠道。一是認(rèn)為企業(yè)可能不會(huì)相信或者重視他們的話;二是覺得花費(fèi)太大的精力之后,處理的結(jié)果也未必會(huì)讓他們滿意。

有數(shù)字表明, 90%不滿意客戶從來不抱怨,69%的客戶從未提出過投訴,23%的客戶不滿時(shí)只向身邊的服務(wù)人員提出過,僅有8%的客戶投訴通過客戶關(guān)系部門傳達(dá)到最高管理層,形成了投訴金字塔。通常一個(gè)客戶的抱怨,代表著另外24個(gè)沒有向公司抱怨的客戶的心聲。由此可見,客戶的投訴是天賜之禮,一定要抓住這次與客戶良好交流的機(jī)會(huì),變不利為有利。

現(xiàn)在越來越多的企業(yè)注意到客戶投訴的處理,是從售前就已經(jīng)開始進(jìn)行了。也就是說,多數(shù)的客戶投訴問題是可以得到預(yù)防。套用帕累托的80/20法則,如果我們用20%的努力,那么就可以避免80%的投訴,這樣可提升客戶滿意度,進(jìn)而提升客戶的忠誠度,減少客戶的流失。舉例來說,我們是家B-C的網(wǎng)上銷售公司,客戶可通過在線或電話訂購產(chǎn)品,并通過貨到付款或郵寄等支付訂單。從客戶服務(wù)中心的角度來說,我們通過加強(qiáng)對(duì)服務(wù)人員業(yè)務(wù)知識(shí)、服務(wù)技巧的培訓(xùn),使客服人員為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),來避免投訴的產(chǎn)生;對(duì)其他部門而言,完善各自的工作流程,包括產(chǎn)品在網(wǎng)頁介紹要清晰,準(zhǔn)確,數(shù)碼產(chǎn)品要相關(guān)參數(shù)要齊全,避免頁面與實(shí)物的介紹不符;物流人員嚴(yán)格執(zhí)行操作流程,保證按訂單正確撿貨,準(zhǔn)時(shí)送貨上門等。相關(guān)的購物流程、配送范圍及金額、退換貨的條款等都要在“幫助中心”進(jìn)行詳細(xì)的說明,并及時(shí)加以更新。

傳統(tǒng)上處理投訴需要采取三種行動(dòng),按照采取行動(dòng)的順序分別是:
調(diào)查
行動(dòng)
吸取教訓(xùn)

更加現(xiàn)代的觀點(diǎn)認(rèn)為把彌補(bǔ)客戶的損失的行動(dòng)放到第一位,調(diào)查放到第二位。因?yàn)槿绻蛻粲袪幾h的所涉及的補(bǔ)償金額數(shù)目不大的話,那么立即采取行動(dòng)比在長時(shí)間進(jìn)行調(diào)查更有可能彌補(bǔ)損失,保護(hù)與客戶的良好關(guān)系。

關(guān)于如何及時(shí)、圓滿地處理投訴,使客戶滿意,很多文章都有詳細(xì)介紹,在這里我不想長篇累牘,只想與大家分享解決投訴后如何吸取教訓(xùn)。

“圖一”是一月份客戶投訴的問題匯總,我們可以看到客戶投訴了9個(gè)方面。不難發(fā)現(xiàn),“配送超時(shí)”、“技術(shù)原因”及“配送人員”這三個(gè)方面累計(jì)的投訴數(shù)量占月總投訴量的85%。換句話說,如果我們從這三個(gè)方面入手,找到客戶投訴的根本原因,并對(duì)癥下藥,我們可以避免此三方面的客戶不滿意。還有一點(diǎn),不知你們是否發(fā)現(xiàn),客戶針對(duì)客戶服務(wù)人員的投訴僅占總量的2%,其他都是針對(duì)公司其他部門的投訴,所以客戶服務(wù)部門除為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)的同時(shí),也要充分扮演好客戶在企業(yè)中的代言人的角色,即向相關(guān)部門及時(shí)反饋,并督促其改進(jìn)。


圖一

從“配送超時(shí)”的文字表面來看,客戶似乎是在投訴送貨延誤,且數(shù)量驚人,難道責(zé)任是在配送公司嗎?我們不妨把 “配送超時(shí)”的原因再進(jìn)行細(xì)分,得到了表一。

投訴類型細(xì)分 根本原因 投訴數(shù)量 改進(jìn)方案 難易程度
郵寄延誤 郵局延誤 270 短期無法解決,加強(qiáng)溝通
未在客戶要求的時(shí)間內(nèi)送到-客戶要求第二天送到 客戶要求在指定時(shí)間內(nèi)送到 270 短期:客戶來電要求按指定時(shí)間送貨,耐心告訴客戶目前無法達(dá)到,并在"幫助中心"中說明;長期:將按照配送時(shí)間的不同收取配送費(fèi)
未在客戶要求的時(shí)間內(nèi)送到-客戶要求當(dāng)天送到 客戶要求在指定時(shí)間內(nèi)送到 260
配送人員不足 運(yùn)輸部門 100 按照銷售預(yù)測進(jìn)行所需人員預(yù)測
商品未按時(shí)入庫 供應(yīng)商未按時(shí)送貨 80 1.采購部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)控,二次沒有按照承諾時(shí)間送貨,將取消其供貨資格;2.供應(yīng)鏈要對(duì)庫存進(jìn)行管理,如果庫存底于安全庫存,將趕快補(bǔ)貨
退回包裹查詢 郵局延誤 34 短期無法解決,加強(qiáng)溝通
配貨延誤 庫房原因1.庫存與實(shí)物不符;2.殘品 30 CS將及時(shí)聯(lián)系客戶,說明原因,讓客戶選擇1.刪除商品;2.繼續(xù)等待
貨運(yùn)未按時(shí)發(fā)出 運(yùn)輸部門1.貨運(yùn)公司延誤;2.火車延誤 25 及時(shí)通知CS,與客戶聯(lián)系,說明原因
配送超過范圍,無法送貨 客戶選擇配送方式錯(cuò)誤 20 通知客戶,選擇正確的配送方式
客戶提供錯(cuò)誤的收貨人信息 客戶 5 通知客戶,改正

表一

表一其實(shí)還有未能列出來的幾項(xiàng)。如:改進(jìn)方案完成時(shí)間;責(zé)任人,包括客戶服務(wù)中心及相關(guān)部門具體的負(fù)責(zé)人;改進(jìn)要完成目標(biāo)(該問題的投訴下降的比率);如果在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)該部門仍未完成改進(jìn)目標(biāo)。在我們的客戶服務(wù)中心專門有個(gè)支持組,負(fù)責(zé)和其他部門溝通,反饋客戶提出建議,投訴等,并監(jiān)督其他部門的改進(jìn)結(jié)果等。

從表一中,可發(fā)現(xiàn)“未在客戶要求的時(shí)間內(nèi)送到(客戶要求第二天送到)”的投訴量是270個(gè),“未在客戶要求的時(shí)間內(nèi)送到(客戶要求當(dāng)天送到)”的投訴量有260個(gè),兩項(xiàng)匯總在一起達(dá)到530個(gè),占此項(xiàng)投訴總量的45%。經(jīng)過我們與配送部門的討論,配送部門認(rèn)為在目前的運(yùn)營狀況下,短期內(nèi)他們無法承諾客戶在客戶要求的時(shí)間內(nèi)送達(dá)訂單。長期來看,他們將以提供不同的配送時(shí)間,收取不同的費(fèi)用來實(shí)現(xiàn)客戶對(duì)送達(dá)時(shí)間的要求。我們客戶服務(wù)中心需要的改進(jìn)是:接到客戶的電話,我們將耐心解釋我們很難保證在客戶的承諾時(shí)間內(nèi)送達(dá),如果客戶確實(shí)需要此服務(wù),我們將在與配送公司聯(lián)系后,再反饋客戶是否可以。通過這樣的修改,我們發(fā)現(xiàn)針對(duì)此投訴的數(shù)量在下面一個(gè)月的分析中明顯減少。

針對(duì)投訴的分析,要從多個(gè)側(cè)面進(jìn)行。如根據(jù)客戶投訴分布的地區(qū)、年齡及職業(yè)等。通過分析,我們也可了解各地客戶的不同性格,需要我們服務(wù)人員在為客戶提供服務(wù)的時(shí)候,要注意地區(qū)的差異,為客戶提供的服務(wù)要因人而異。如:北方客戶認(rèn)為“喂”是極不禮貌的稱謂,但在南方某些地方客戶則認(rèn)為無所謂等。還有,類似表一的投訴分析及改進(jìn)方案要按日/周/月/年進(jìn)行。長此下去,通過分析客戶的投訴數(shù)據(jù),不斷完善公司的各部門的工作流程,客戶的體驗(yàn)會(huì)越來越好。

關(guān)于投訴,還有一點(diǎn)需要大家注意,如何把由事后的投訴處理變?yōu)槭虑胺婪?。重大的客戶投訴,在發(fā)生前一定有一些預(yù)兆??蛻敉对V管理,要由過去事后處理變?yōu)槭虑胺婪叮诳蛻糁卮笸对V還沒有出現(xiàn)之前,就要從蛛絲馬跡中發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)處理,避免客戶投訴的產(chǎn)生。

客戶投訴管理,就是要充分挖掘投訴的價(jià)值, 從客戶投訴的經(jīng)營中為企業(yè)帶來財(cái)富。

本文刊載于《客戶世界》2006年5月刊,作者為卓越網(wǎng)客服總監(jiān);

標(biāo)簽:衡陽 吉林 普洱 隴南 宜賓 黃石 山南 葫蘆島

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