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某跨國公司呼叫中心外包項目研究

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在經(jīng)濟(jì)全球化的今天,客戶就是財富,客戶就是資產(chǎn),客戶就是企業(yè)克敵制勝的法寶。面對日益激烈的市場競爭,面對要求越來越高的客戶,如何在降低成本的前提下,最大限度地提高客戶滿意度已經(jīng)成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。而這,也成就了令全球所有發(fā)展中國家都垂涎欲滴的巨大蛋糕--呼叫中心外包產(chǎn)業(yè)。

  據(jù)權(quán)威機構(gòu)統(tǒng)計,目前呼叫中心服務(wù)市場產(chǎn)值有500億美元,能夠促成銷售額6000億美元。在世界500強中,90%的企業(yè)利用外包呼叫中心從事至少一項主要的商務(wù)活動;85%的企業(yè)比以前更加注重應(yīng)用外包呼叫中心從事更多的、關(guān)鍵性的市場銷售及客戶服務(wù),呼叫中心外包正扮演著越來越重要的角色。

嘗試 大膽走出去

  中國引入呼叫中心的概念在九十年代中后期。1998年以前,中國呼叫中心產(chǎn)業(yè)主要集中在電信業(yè)的一些服務(wù)領(lǐng)域。隨著電信業(yè)務(wù)的幾何級增長,呼叫中心作為提高客戶服務(wù)質(zhì)量的重要手段不斷引起社會各領(lǐng)域的重視,并在金融、保險、大型企業(yè)等客戶廣泛的行業(yè)得到迅猛發(fā)展。

  目前,中國呼叫中心產(chǎn)業(yè)已經(jīng)進(jìn)入成熟期,產(chǎn)業(yè)鏈已經(jīng)初步形成,并不斷得到豐富和完善。隨著整個產(chǎn)業(yè)的知識體系、技術(shù)平臺、市場規(guī)則等業(yè)務(wù)運營的透明化,使得呼叫中心的門檻逐漸降低,一些服務(wù)商還未建立起商業(yè)誠信的品牌形象就迅速卷入惡性競爭,另外一些小型服務(wù)商也已經(jīng)在激烈的價格戰(zhàn)中略現(xiàn)困境。面對這種市場環(huán)境,東軟呼叫中心整合各種優(yōu)勢資源,果斷采取主動出擊,占領(lǐng)高端的市場策略,重點突破日韓等國際市場,力爭打造良性發(fā)展業(yè)務(wù)線。

機遇 開創(chuàng)新時代

  機遇總是留給有準(zhǔn)備的人。正在東軟呼叫中心準(zhǔn)備開拓對韓外包業(yè)務(wù)的關(guān)鍵時刻,一個令人振奮的機會來了。

  某跨國公司是韓國優(yōu)秀的大型IT綜合解決方案供應(yīng)商,是專門從事IT咨詢、服務(wù)管理、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)集成、電子商務(wù)的專業(yè)IT企業(yè)。由于業(yè)務(wù)不斷發(fā)展,現(xiàn)有客戶服務(wù)的處理能力已經(jīng)不能滿足其需求。為了降低成本,擴(kuò)大客戶支持的處理能力,提高客戶滿意度,公司決定將原來位于韓國的客戶服務(wù)呼叫中心轉(zhuǎn)移到中國,并外包給中國專業(yè)的呼叫中心服務(wù)提供商。

  東軟呼叫中心依托大連良好的軟件產(chǎn)業(yè)環(huán)境和文化產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ),以完備的基礎(chǔ)設(shè)施、先進(jìn)的技術(shù)平臺、專業(yè)的COPC運營管理、完善的韓語人才招聘/培訓(xùn)機制、充足的專業(yè)人才服務(wù)等優(yōu)勢,最終成為該跨國公司對韓呼叫中心業(yè)務(wù)的外包供應(yīng)商,東軟呼叫中心也開始進(jìn)入對韓業(yè)務(wù)的外包服務(wù)時代。

實施 互惠互利打造最佳解決方案

  根據(jù)客戶的需求,本次項目是為該公司位于韓國的最終客戶提供自有產(chǎn)品及服務(wù)的相關(guān)咨詢,主要內(nèi)容包括客戶服務(wù)、技術(shù)支持及收費服務(wù)等。為了向客戶提供多樣化的服務(wù),東軟呼叫中心提供了電話、E-mail、傳真、Web-chat等多種接入方式,并在以呼入型服務(wù)為主的基礎(chǔ)上,配合少量電話跟進(jìn)及信息傳達(dá)等呼出型服務(wù),以保證客戶服務(wù)每一環(huán)節(jié)的無縫對接。

  在項目實施過程中,東軟始終堅持以客戶為中心,對合作伙伴擔(dān)心的幾個運營難點提供了最佳的解決辦法,主要包括:

1、韓語人才保證
  東軟呼叫中心充分挖掘東北地區(qū)豐富的韓語人才資源,通過多種招聘渠道滿足項目的人才需求。東軟自身的教育機構(gòu)--東軟信息學(xué)院也可以培養(yǎng)專業(yè)的韓語人才,另外,東軟信息學(xué)院與韓國某大學(xué)進(jìn)行戰(zhàn)略合作,通過為韓國留學(xué)生提供呼叫中心實習(xí)機會及漢語培訓(xùn)等,方式,吸引數(shù)名高素質(zhì)韓國大學(xué)生加入呼叫中心,充分滿足該項目對專業(yè)人才的需求。

下圖演示了招聘過程中的主要環(huán)節(jié)及流程:

2、起步培訓(xùn)

  起步培訓(xùn)主要包括四項內(nèi)容,由于東軟信息學(xué)院的坐席培訓(xùn)課程已經(jīng)通過國家信息產(chǎn)業(yè)部呼叫中心職業(yè)指導(dǎo)委員會認(rèn)證,因此前兩項由東軟信息學(xué)院的專業(yè)培訓(xùn)師來完成。

基本服務(wù)技能
  • 客戶服務(wù)基礎(chǔ):客戶服務(wù)意識及技巧;壓力管理;時間管理;成功的溝通方式。
  • 計算機基礎(chǔ):office強化課程(word、excel);韓文錄入。
語言強化
  • 韓國文化:禮儀、宗教、地理、常用人名、地名等。
  • 韓語溝通技能:電話應(yīng)答技巧;寫作技巧等。
產(chǎn)品培訓(xùn)
  • 業(yè)務(wù)知識培訓(xùn):某跨國公司的產(chǎn)品知識及業(yè)務(wù)流程。
  • 業(yè)務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn):客戶服務(wù)應(yīng)用系統(tǒng);呼叫處理系統(tǒng);知識庫系統(tǒng)。
角色演練
  • 模擬演練:電話情景模擬;歷史記錄回放、分析。
  • 綜合測試:包括筆試及電話模擬兩個環(huán)節(jié)。
3、運營管理

  在前期的運營準(zhǔn)備上,首先與某公司建立了相關(guān)問題的溝通渠道,如下圖所示:

  結(jié)合東軟在國際項目方面的實施經(jīng)驗并依據(jù)COPC2000的規(guī)范設(shè)計,建立了呼叫中心的服務(wù)管理體系。內(nèi)容包括:坐席服務(wù)規(guī)范、坐席管理規(guī)則、培訓(xùn)體系、安全體系 (包括信息安全解決方案,故障應(yīng)急方案等)、質(zhì)量監(jiān)控及改善流程(KPI 確認(rèn))、績效評估及改進(jìn)體系、報表體系等。

  通過與某公司客戶管理部門的溝通及確認(rèn),建立了業(yè)務(wù)管理體系。內(nèi)容包括:語音、Email、Fax、Web-chat不同渠道的標(biāo)準(zhǔn)處理流程;咨詢、注冊、變更、投訴等業(yè)務(wù)類型的處理流程;升級流程;知識庫更新流程;客戶信息更新流程。

  東軟通過日常培訓(xùn)提高坐席的產(chǎn)品知識及處理技能,降低平均處理時間,提高處理能力,并通過持續(xù)的績效監(jiān)控及改進(jìn)流程,保證客戶的滿意度。另一方面,東軟的質(zhì)量監(jiān)督人員通過BCMS系統(tǒng)對話務(wù)指標(biāo)進(jìn)行實時的監(jiān)控和記錄,以便及時發(fā)現(xiàn)問題及恢復(fù)服務(wù)水平。在定期為客戶提供的運營報表中,東軟處理提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之外,也會對成績及問題進(jìn)行回顧,并針對出現(xiàn)的問題提供原因分析及改進(jìn)方案。

4、安全保證

  東軟遵循BS7799信息安全管理規(guī)范,建立了安全管理體系,以全面保護(hù)企業(yè)的信息安全,為客戶提供高安全的服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)安全方面,利用通過認(rèn)證的防火墻產(chǎn)品來保護(hù)服務(wù)器的安全;利用入侵檢測系統(tǒng)(IDS)監(jiān)控網(wǎng)段;通過網(wǎng)絡(luò)、主機、系統(tǒng)安全掃描定期進(jìn)行漏洞評估,并提供評估報告;通過服務(wù)器端和客戶端(Email)數(shù)字證書對含有個人數(shù)據(jù)的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理。并通過對客戶私有空間的保護(hù)和電視監(jiān)控、門禁系統(tǒng)以及24小時保安等多重管理手段確??蛻粜畔踩珶o虞。

5、其他
  為了最大程度地保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性,所有位于大連本地的設(shè)備均由按國際標(biāo)準(zhǔn)運營的東軟數(shù)據(jù)中心(IDC)提供托管及監(jiān)控;積極吸取國際化呼叫中心的設(shè)計理念,空間設(shè)計規(guī)范、高效,為坐席營造寬松的環(huán)境及積極的心態(tài),溫度、照明、噪音等指標(biāo)均按標(biāo)準(zhǔn)控制。

解析 合作成功的關(guān)鍵

某跨國公司選擇東軟呼叫中心平臺,可以說基于幾個方面的原因:

  首先,最重要的一點是東軟的整體實力。東軟擁有電信級呼叫中心平臺及豐富的基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源,超過180家知名企業(yè)合作伙伴,并在BPO(業(yè)務(wù)流程外包)領(lǐng)域積累了一定的運營經(jīng)驗。東軟BPO一站式解決方案包括呼叫中心、IDC和數(shù)據(jù)處理服務(wù)。作為BPO業(yè)務(wù)的核心,東軟呼叫中心可針對客戶需求向客戶提供獨特的、靈活的客戶支持解決方案,并具備豐富的國際項目實施經(jīng)驗和快速反應(yīng)能力,這些都為呼叫中心的成功轉(zhuǎn)移提供了充分保障。

  其次,對東軟呼叫中心管理人才及韓語人才招聘能力的認(rèn)可。東軟呼叫中心擁有MCSE、OCP、CCIE、CCNP等認(rèn)證工程師,擁有COPC 注冊協(xié)調(diào)員。東軟還擁有巨大的人才庫及完善的人力資源機制,可以根據(jù)客戶需求對所需人才進(jìn)行"貼身化"的定制服務(wù)。

  另外,東軟呼叫中心的所在地--大連也是吸引客戶一個重要因素。中國的朝鮮族被韓國政府視為"旅中韓僑",包括大連在內(nèi)的東北三省是朝鮮族聚集地,韓語人才儲備尤為雄厚,而且大連是東北亞軟件及信息服務(wù)外包中心,擁有便利的地理優(yōu)勢和優(yōu)惠的投資政策,是韓資企業(yè)在中國投資的首選城市之一。

展望 優(yōu)勢互補,共贏未來

  經(jīng)過近兩年的運營,目前此項業(yè)務(wù)已增加到48個座席,有效地緩解了合作伙伴的客戶服務(wù)壓力,不僅提高了客戶滿意度,而且使客戶與呼叫中心的每一次溝通都成為企業(yè)建立品牌、創(chuàng)造商機及加強客戶關(guān)系的機會。

  雙方在合作過程中,優(yōu)勢互補、互利雙贏,結(jié)成了深厚的合作友誼??梢钥吹?,呼叫中心外包并不僅僅是一個客戶服務(wù)的手段,也是合作伙伴之間建立友好互動關(guān)系、謀求共同發(fā)展的戰(zhàn)略性舉措。我們有理由相信,東軟呼叫中心將會與更多的合作伙伴攜手并進(jìn),共贏未來。

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