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呼叫中心人資優(yōu)化藏寶圖-琥珀(席位利用率)

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千百年來,琥珀以其獨特的內(nèi)涵、幻化萬千的面貌,普遍贏得人類的垂青 。陶弘景 曰:松脂千年化為茯苓,又千年為琥珀。蘇轍•茯苓賦曰:經(jīng)歷千載,化為琥珀,受雨露以彌堅,與日月而終畢。琥珀不若鉆石黃金般地璀璨奪目,但琥珀的特別之處,在于含有完整昆蟲或植物的琥珀更顯珍貴。呼叫中心的席位需要客服員來創(chuàng)造出價值,席位利用率如同餐廳的翻桌率(turnover rate)一樣重要,要有高的席位利用率需要具有彈性的班務(wù)設(shè)計、允許用餐或休息后更換座位、預(yù)先配置好的座位表、客服人員遵席習(xí)慣的養(yǎng)成等等。(席位利用率以琥珀代表僅為求記憶方便,對客服人員并無貶意)

如何才能提升席位利用率呢?我們可實行下列的方式:

彈性的班務(wù)設(shè)計:
為了紓解話務(wù)尖峰,許多呼叫中心不得不安排痛苦班(或稱為兩段班、天地班),兩個尖峰的間距又不足以再安排一個正常8小時的班。在大陸;似乎短班的搭配或采用兼差人員、工讀生的狀況比較少。因此;班務(wù)的設(shè)計容易導(dǎo)致座位空檔過長,無形中對提升席位利用率也造成了瓶頸。短班的搭配對服務(wù)水平與席位的使用都有顯著的效果,但也相對的造成排班與管理上的困難。但若思考調(diào)整休息時間,進而改變班的占席段落數(shù),則席位利用率可顯著提升。下圖以一正常班為例,在維持班的工時與總休息時間不變之下,做休息時間長度的調(diào)整,可看出占席段落數(shù)的增加。

支持班表切割的排座系統(tǒng):
若采用 Free Seating方式讓專員自由入座,Agent不論離開座位時間長短,都必須將自己隨身物品全部帶走,即使只是去上個廁所。對于資深人員來說,若是習(xí)慣特定座位則會故意留下私人物品,而資淺人員便不敢造次,小組長或中控臺強制要求資深人員必須帶走私人物品難免產(chǎn)生管理上的不便及雙方情感上的沖突,浪費時間解決問題。因此若能事先利用排座將座位分配好,就可以避免浪費時間在這些紛爭上,人員因為有排定的席位,減少找尋座位的時間,除了提高席位利用率,人員利用率也有小幅增加。以Grandsys WFM8200之席位配置模塊為例,由于支持不保留席位事件做班表切割,可將同一班務(wù)之不同占席段落分配到不同的席位,有效避免休息時間所造成的席位資源浪費,可大大提升席位利用率,藉由休息時間的改變造成占席段落的數(shù)量增加,同時也會增加席位的利用率。請見圖二;在完整切割下,四個重迭性極高的班,幾乎可以空出一個席位。


人員遵時遵席的要求:
當(dāng)導(dǎo)入席位配置系統(tǒng)后,需嚴(yán)格要求專員依規(guī)定時間就席,并依照計劃就席入座以避免席位資源沖突。為養(yǎng)成專員遵時遵席的習(xí)慣,現(xiàn)場管理人員可利用Grandsys WFM8200之iSeat 座席監(jiān)控模塊來管理專員的遵時與遵席,此外也可以檢視專員的實時狀態(tài)。
席位利用率公式:
席位利用率的公式其實很容易理解,通常是一個介于0~1的值:
單位時段內(nèi)客服員占用席位的時間長 / 單位時段總時間長
增加席位的決策
當(dāng)席位利用率已達極致或新客服員即將上線,管理人員就該考慮是否增加席位;而到底要增加多少席位才足夠,底下提供兩個簡單的作法:
•收集呼叫中心之席位利用率及增加的客服員之工時總占席時間,例如:若不考慮新進人員班表時段的分布,假設(shè)有新進人員100名,預(yù)計每日占席8小時,若席位利用率為0.7,則:
應(yīng)新增席位數(shù) = 100 * 8 / 24*0.7 = 47.6
•可在席位配置模塊中增加假席位,然后試著進行排座,當(dāng)達到滿意的排座結(jié)果時,以此數(shù)據(jù)作為實際建制的席位數(shù)參考。
提高席位利用率也意味著節(jié)省更多的硬件成本,透過席位配置系統(tǒng)的協(xié)助,呼叫中心可以有效地提高席位利用率。以Grandsys WFM8200的席位配置模塊來說,除了支持事件切割占席班段以外,同時也能滿足組織集中及時段集中的功能,在提高席位利用率之余,也能顧及特定人員就座特定席位的要求,并能有效地跨越空間做組織之間席位的全方位調(diào)度。

【Grandsys成功秘籍】:
1.要達到高的席位利用率需要具有彈性的班務(wù)設(shè)計、允許用餐或休息后更換座位、預(yù)先配置好的座位表、客服人員遵席習(xí)慣的養(yǎng)成。
2.班務(wù)的設(shè)計容易導(dǎo)致座位空檔過長,無形中對提升席位利用率也造成了瓶頸。
3.重新思考班別的休息時間設(shè)計,改變班的占席段落數(shù),并搭配排座系統(tǒng),則席位利用率可顯著提升。

作者 張瓊姿 格蘭徳思大學(xué)顧問

標(biāo)簽:鎮(zhèn)江 襄陽 攀枝花 安陽 大理 通化 盤錦 揚州

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