如何回復投訴

如何回復投訴？

沒有人會因為被責罵而心情舒暢吧。所以回復投訴，首先要解決自己的心理問題。

投訴處理時的心理問題大體指畏懼或者厭惡。怕自己處理不好，或者是對于客戶的厭惡：又不是我造成的，憑什么罵我？罵我也解決不了??？素質(zhì)差！罵我可以，憑什么罵我家人？

心理學有個術(shù)語：心理效能感。心理效能感是指如果人對自己做一件事的成功是否有信心，會在很大程度上決定了這件事情的結(jié)果。有信心的人會更加積極，會集中所有的注意力和能量，讓人有靈感面對解決的問題。而如果在一件事情面前有畏難的情緒，甚至會認為說，這件事情我肯定做不好，那你就很難做得好了。

此外，回復投訴之前的心里準備不單單要有信心，還要有好心情。調(diào)節(jié)好自己的情緒，才能夠影響到客戶的情緒。

想想看：

如果你是這個客戶，你會不會生氣？

如果這個客戶是你的朋友或者一個認識的人，會有什么感受？

第二、回聽錄音

回復投訴前聽錄音是必須的。投訴的客戶絕大部分人會認為：你連我的事情都不了解，你憑什么要回這通電話？你還要我再說一遍嗎？-----記住，客戶最討厭的是，一件事情不停的和不同的人重復著。

但是有些人認為，每天的投訴那么多，我們怎么聽的過來呢？磨刀不誤砍柴工。如果不聽錄音，導致客戶不滿意，客戶會再次投訴升級的。即便客戶不投訴升級，但是很多客戶的問題很復雜，如果事先聽取了錄音，給客戶解答的時候就能夠有針對性了，避免再次誘發(fā)投訴了。

第三、做預案

針對在錄音中聽到的問題，事先做好解釋的口徑和預備方案，有時候還需要和接電話的員工聊一下，了解一下其他的情況。針對客戶的問題，設想一下客戶由此還會引發(fā)出什么問題，客戶的真正需求是什么，客戶想要的到底是什么。怎么回復，回復什么。如果客戶不同意，提出來其他的需求該怎么辦……。

第四、表明來意

所說的表明來意，不單單介紹我是誰，我要來干什么，還要講對于客戶的投訴都做了些什么，以表示對于客戶投訴的重視。

對于投訴類的客戶而言，普遍有一種感受就是受委屈。對于絕大部分的客戶來說，之所以會投訴就是因為站在客戶的角度來看是有道理的。雖然從我們的角度來看，有些問題確實是我們無能為力的，或者客戶根本就是無理取鬧的。但是視角不同，決定了所看到的情況的不同?？蛻糁酝对V，或者是因為沒有解決問題，或者是沒有達到客戶的期望值，或者是客戶感覺心里委屈。

而同時，任何人都有物質(zhì)需求和精神需求。解決問題很重要，但是僅僅滿足了客戶的物質(zhì)需求，同時，任何客戶都還有被尊重、被重視、被認同、被關(guān)心的精神需求。

有效處理投訴的一個大前提就是：先滿足客戶的精神需求，尤其是對于自己無法解決的問題時，我們能夠做的其實就是滿足精神需求。

所以，在回復電話的前面先講清楚，我們接到投訴后都做了什么，如何重視的，多么著急來回復等。這里不是要解釋，而是要讓客戶感受到被重視。

第五、替代方案

有辦法解決的問題都不是問題。對于解決不了的問題，可以給客戶提供一種替代的解決方案。當然，很多問題連替代方案都沒有，但是如果提了一個替代方案，雖然未必具有可行性，但至少讓客戶感覺你是在努力了，你是想幫助她的?？蛻糇畈粷M意的是，這個也不行，那個也抱歉，所有的都無能為力。

一個投訴的成功處理，往往取決于替代方案的可行性。

第六、同理心

我非常理解您，如果是我，我肯定比您還生氣。”小姐，非常抱歉，在這個確實很讓人氣憤。”

讓客戶感覺到，你是非常理解他的，是和她站在同一戰(zhàn)線的。最怕的是，讓客戶感覺你雖然嘴上說著我很理解，但是從你的語氣和做法里完全看不到想幫助客戶的意愿。所以，表達通理心的時候一定要誠懇，要從語氣上專業(yè)的表現(xiàn)出自己的誠意來。

同時，要站在客戶的角度來說話，不是我想怎么樣，而是您需要怎么樣。我們這么做是為了您的利益著想的。

第七、贊美

人的本性之一就是喜歡聽好話。在任何溝通中贊美都是潤滑劑，都能夠讓人平復心情。適度的贊美客戶，誰愿意罵一個一個勁的夸自己的人呢？

而在電話溝通中，能夠贊美客戶的就是，聲音、專業(yè)性、善解人意、建議的價值等。

祝你成功！