金融海嘯波及全球，跨國(guó)公司作為產(chǎn)業(yè)鏈遍布世界的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，其所遭遇的困境更具典型意義。在全球經(jīng)濟(jì)陷入衰退，并且這種衰退尚未見底的預(yù)期下，有何妙招助企業(yè)“過冬”？
成本控制
一個(gè)案例是：某國(guó)際餐飲巨頭在中國(guó)擁有４００多家分店，隨著供應(yīng)商、全國(guó)各地門店的各類發(fā)票數(shù)量快速增長(zhǎng)，財(cái)務(wù)人員每天單是錄入發(fā)票就要耗費(fèi)大量的時(shí)間，并且，手工錄入發(fā)票數(shù)據(jù)效率低，容易出錯(cuò)。而且在審查高峰，為各分店查詢發(fā)票信息時(shí)工作量加大，中心工作人員必須從庫房逐一找出發(fā)票并寄回各地，更重要的是，發(fā)票在內(nèi)部流轉(zhuǎn)中容易丟失，進(jìn)而影響正常的付款周期。如果丟失的是增值稅發(fā)票，財(cái)務(wù)人員還要自己承擔(dān)損失，原有財(cái)務(wù)管理模式金錢、時(shí)間成本耗費(fèi)嚴(yán)重。
在使用了富士施樂的ＦＡＳ財(cái)務(wù)管理服務(wù)——綜合財(cái)務(wù)票據(jù)信息管理平臺(tái)后，財(cái)務(wù)人員只需每天將發(fā)票掃描成電子文件，并根據(jù)時(shí)間、供應(yīng)商名稱、內(nèi)容等核心信息設(shè)定檢索關(guān)鍵字，存入數(shù)字化管理平臺(tái)，系統(tǒng)為每張發(fā)票生成相應(yīng)的電子憑證后，便進(jìn)入財(cái)務(wù)審批流程。電子化的發(fā)票歸檔后，可以實(shí)現(xiàn)便捷的管理并隨時(shí)隨地進(jìn)行查詢，各分店都能獨(dú)立、快捷地通過該數(shù)字化管理平臺(tái)查詢發(fā)票信息和付款進(jìn)程。
原來以錄入為主的工作人員從２５人降至５人；發(fā)票歸檔人員從６人降至１人。同時(shí)，這些員工的工作內(nèi)容也發(fā)生了改變：原先的２５人只能進(jìn)行錄入工作，而現(xiàn)在這些人除了進(jìn)行掃描和錄入檢索關(guān)鍵信息外，還有時(shí)間處理其他財(cái)務(wù)工作；而發(fā)票歸檔人員也不需要具備有關(guān)發(fā)票的基本財(cái)務(wù)知識(shí)，普通工人即可勝任，大大降低了財(cái)務(wù)管理成本。
整合資源，實(shí)行文件外包，給了危機(jī)中的企業(yè)一個(gè)極具操作性的成本控制方案。富士施樂（中國(guó)）公司副總裁鄭奇麟介紹說，有很多從前對(duì)類似非核心業(yè)務(wù)的成本并不十分在意的跨國(guó)公司，現(xiàn)在開始在這方面動(dòng)腦筋了。“一些公司開始來找我們談文件外包服務(wù)的方案，希望我們?cè)谖募芾矸矫鎺退麄儨p少３０％的開支。”鄭奇麟說。
商務(wù)部國(guó)際貿(mào)易經(jīng)濟(jì)合作研究院研究員、北京新世紀(jì)跨國(guó)公司研究所所長(zhǎng)王志樂對(duì)本報(bào)記者表示，有效實(shí)施成本控制和抓住“?！敝兄皺C(jī)”，實(shí)現(xiàn)整體業(yè)務(wù)的軟性升級(jí)，拓展新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，改變企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向，是行之有效的措施。
軟性升級(jí)
除了成本控制這一“節(jié)流”之舉，在利潤(rùn)“開源”方面，一些跨國(guó)公司這些年開始向“軟性制造”發(fā)展，開始注重非核心業(yè)務(wù)所起的作用。這一背景下，文件外包業(yè)務(wù)受到的認(rèn)可度與日俱增，用武之地也日漸廣闊。
數(shù)據(jù)顯示，世界５００強(qiáng)企業(yè)中８０％的公司，都在全部或部分采用這種方式管理自己的文件。Ｉｎｆｏ Ｔｒｅｎｄｓ最新的報(bào)告顯示，從現(xiàn)在起到２０１２年，美國(guó)文件外包市場(chǎng)將會(huì)保持持續(xù)增長(zhǎng)，到２０１２年將達(dá)４６８億美元，而２００７年這一數(shù)字為３６２億美元。中國(guó)市場(chǎng)同樣面臨很大機(jī)會(huì)，有數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)，２００９年，文件外包服務(wù)所屬的ＩＴ外包服務(wù)市場(chǎng)的總體規(guī)模將達(dá)到７４．９億元人民幣，并將以平均增長(zhǎng)率２５％的速度持續(xù)發(fā)展，中國(guó)市場(chǎng)已成為全球最具潛力的市場(chǎng)之一。
同時(shí)，文件外包行業(yè)自身也在實(shí)現(xiàn)軟性升級(jí)。記者了解到，從硬件銷售，到以硬件產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)服務(wù)，再到以服務(wù)納入產(chǎn)業(yè)鏈，并將服務(wù)滲透到客戶企業(yè)的產(chǎn)業(yè)鏈，實(shí)現(xiàn)牽一發(fā)而動(dòng)全身的業(yè)務(wù)整合，是文件外包行業(yè)的軟性升級(jí)路徑。
當(dāng)前，文件外包業(yè)務(wù)是以文件服務(wù)為核心，開始主動(dòng)深度參與客戶與其終端客戶的溝通，協(xié)助其進(jìn)行溝通的戰(zhàn)略擬定、信息傳播等工作流程，并逐漸走向其核心業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)顧問式服務(wù)。其涵蓋業(yè)務(wù)涉及文件的構(gòu)思、設(shè)計(jì)、制作、運(yùn)輸、存儲(chǔ)、郵遞等完整的生命周期。
這就意味著，文件外包業(yè)的服務(wù)對(duì)象，已經(jīng)不僅僅是客戶本身，更拓展到了客戶的終端客戶。這也是文件外包業(yè)最新的發(fā)展趨勢(shì)。“這其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都有可能成為我們新的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)點(diǎn)。”鄭奇麟說。對(duì)于客戶來說，“我們實(shí)際上已經(jīng)是他們的一個(gè)部門?！倍皇渴肺募獍?wù)也能為客戶帶來更多的附加價(jià)值。
金融危機(jī)對(duì)于這一行業(yè)，既是機(jī)會(huì)，又是挑戰(zhàn)。越來越多的企業(yè)開始重新審視自己的業(yè)務(wù)模式，進(jìn)行根本性的結(jié)構(gòu)調(diào)整，以確定更有競(jìng)爭(zhēng)力的發(fā)展方向，這樣金融危機(jī)之后就可能占領(lǐng)一個(gè)新的制高點(diǎn)。這一背景下，很多企業(yè)愿意考慮通過文件外包來縮減成本，更加專注企業(yè)核心業(yè)務(wù)，開拓市場(chǎng)，而這就是文件外包業(yè)的機(jī)會(huì)；而挑戰(zhàn)則在于，每家企業(yè)自身的情況千差萬別，需要的業(yè)務(wù)解決方案也極富針對(duì)性，對(duì)于文件外包企業(yè)的專業(yè)知識(shí)和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)要求越來越高。
鄭奇麟介紹說，富士施樂的文件外包業(yè)務(wù)一直在積極拓展，在美國(guó)市場(chǎng)，其服務(wù)業(yè)務(wù)的比例已經(jīng)達(dá)到了３０％，并仍在增加。葛清泉預(yù)測(cè)，隨著市場(chǎng)的蓬勃發(fā)展，文件外包市場(chǎng)會(huì)吸引更多的，對(duì)這一市場(chǎng)有興趣的企業(yè)來加盟分羹，甚至可能會(huì)形成一股熱潮。但是，隨著市場(chǎng)的不斷成熟與完善，最終將趨向冷靜，以服務(wù)和管理為出發(fā)點(diǎn)的文件外包從業(yè)者將笑到最后。
