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為什么“先到先服務(wù)”不一定是最好的客戶服務(wù)方式

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  在電話上等候客服人員從來都很煩人,也許你甚至因?yàn)榈鹊貌荒蜔┒葤斓綦娫?。但長(zhǎng)時(shí)間的等候?qū)τ诳头艚兄行牡墓ぷ魅藛T來說也同樣有壓力,因?yàn)樗麄儼l(fā)現(xiàn)自己要應(yīng)對(duì)由于等候而愈發(fā)不耐煩的客戶。
  如同大多數(shù)地方那樣,客服呼叫中心的隊(duì)列通常是以先到先服務(wù)的原則處理。但這是最有效率的方式嗎?根據(jù)一項(xiàng)新的研究指出,或許有比這個(gè)更好的方法。
  先到先服務(wù)未必總是絕佳方式。凱洛格學(xué)院的一位運(yùn)營(yíng)學(xué)教授阿夏爾·巴山布說道。公司需要有一個(gè)更加靈活應(yīng)變的政策,根據(jù)客戶已在隊(duì)列等候的時(shí)間來進(jìn)行調(diào)整。
  他認(rèn)為,更好的政策應(yīng)該圍繞著不是所有客戶都具有同等的耐心這個(gè)理念,也就是說有些人更愿意等候,特別是當(dāng)他們知道自己需要的服務(wù)既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力時(shí)。同時(shí),人們的耐心也會(huì)隨著在電話上等候的時(shí)間而發(fā)生變化。
  利用客戶等候時(shí)間以及客戶需要的服務(wù)所需時(shí)間的數(shù)據(jù),巴山布和一位同事設(shè)計(jì)出一個(gè)模型,該模型能夠幫助客服呼叫中心動(dòng)態(tài)安排服務(wù)響應(yīng)。
  關(guān)鍵是根據(jù)客戶可能具有的耐心將他們分成不同的組,然后再以不同的標(biāo)準(zhǔn)確定各組的優(yōu)先順序。結(jié)果發(fā)現(xiàn),與先到先服務(wù)的政策相比,這個(gè)方法更有效地縮短了隊(duì)列長(zhǎng)度,而且能夠讓客戶滿意。
  耐心有其限度
  先到先服務(wù)政策是處理隊(duì)列最順理成章的做法。
  當(dāng)你一說出不這樣做,第一個(gè)疑問就是:‘為什么?’巴山布說道。
  關(guān)于如何優(yōu)化隊(duì)列服務(wù),先前的研究基本上都假定客戶的耐心是無記憶的,也就是說他們的等候時(shí)間不會(huì)影響其決定。例如,無論你已經(jīng)等了10分鐘或是等了30分鐘,再多等5分鐘還是以同樣的方式處理。
  但這樣并未反映出現(xiàn)實(shí)情況。巴山布說。在考慮客服呼叫中心的情況時(shí),這樣的假設(shè)并不適當(dāng)。
  換句話說,我們都記得自己已經(jīng)等了多久,變得有多煩惱。
  然而,每個(gè)人因?yàn)榈群蚨鸬臒莱潭炔⒉灰粯印H绻覀冎雷约旱膯栴}復(fù)雜,可能需要很多時(shí)間來解決,在排隊(duì)時(shí)就可能更有耐心。
  例如,某人需要做的可能是從銀行提款這類簡(jiǎn)單的事情,只需要一點(diǎn)時(shí)間就可以完成,因此如果等候時(shí)間很久就很容易產(chǎn)生不滿情緒。但是,在同一隊(duì)列中等候的這個(gè)人如果是要申請(qǐng)房屋貸款,可能就愿意多等一會(huì)兒。
  成功客服呼叫中心的定義
  大多數(shù)模型不會(huì)考慮服務(wù)時(shí)間與耐心之間的關(guān)聯(lián)。因此,巴山布和南加州大學(xué)的同事拉曼第·辛格構(gòu)建了一個(gè)模型,將客戶預(yù)期需要和客服人員花費(fèi)的時(shí)間與客戶在電話上等候時(shí)的耐心程度相關(guān)聯(lián)。
  他們假定客戶以固定的速度進(jìn)入等候隊(duì)列,并且客戶的要求也以固定的速度得到處理。然后,研究團(tuán)隊(duì)研究以不同順序處理客戶的要求,會(huì)如何影響成功客服呼叫中心的三大衡量指標(biāo):隊(duì)列長(zhǎng)度、放棄率(客戶感到不耐煩而掛掉電話的比例),以及客服呼叫中心預(yù)測(cè)等候時(shí)間的準(zhǔn)確性。
  這每一種指標(biāo)都需要不同的策略,巴山布解釋道。
  如果你想將放棄率降到最低,也就是不希望有任何人離開,那么你應(yīng)該嘗試先服務(wù)那些最沒有耐心的客戶。他表示。但如果你的目標(biāo)是維持短隊(duì)列,那么相反的做法更恰當(dāng),因?yàn)闆]有耐心的人終究會(huì)離開,隊(duì)列一樣會(huì)縮短。
  然而,現(xiàn)實(shí)情況是,大多數(shù)公司采用的方式介于這兩種極端之間。你不希望客戶離開,但你也不希望讓他們等候。他說道。
  將客戶分類
  利用他們的模型,研究人員發(fā)現(xiàn)處理來電的最佳方法是根據(jù)客戶問題的復(fù)雜性設(shè)立客戶耐心閾值。這樣可將客戶分成多個(gè)組,然后客服呼叫中心再以不同方式處理。
  首先服務(wù)最有耐心組中的每一個(gè)人,因?yàn)榻鉀Q他們的問題需要最長(zhǎng)的時(shí)間,因此一旦他們得到服務(wù)后,隊(duì)列(以及等候時(shí)間)就會(huì)大大縮短;接著服務(wù)最沒有耐心組中的每一個(gè)人,他們的需求可以快速得到解決。然后,客服人員用后來先服務(wù)的方式服務(wù)第三組人(中等耐心者)。
  雖然這聽起來違反直覺,但是該模型發(fā)現(xiàn),在這一組里,先服務(wù)等候時(shí)間最短的人是最適宜的做法,因?yàn)槟切┰陔娫捝系攘俗铋L(zhǎng)時(shí)間的人已經(jīng)顯示出非常有耐心。
  總的來說,無論目標(biāo)是要縮短隊(duì)列或降低放棄率,研究人員發(fā)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)最多只需要兩個(gè)閾值,將客戶最多分為三類。
  如果你適當(dāng)選擇閾值,效果會(huì)比傳統(tǒng)的‘先到先服務(wù)’方式好得多。巴山布說道。
  這些閾值證明對(duì)于改善隊(duì)列長(zhǎng)度、放棄率和預(yù)測(cè)等待時(shí)間方面效果顯著。
  在所有衡量成功的指標(biāo)中,原則都是萬變不離其宗。他說。盡管閾值會(huì)根據(jù)你希望的優(yōu)先順序而改變,但方法依然簡(jiǎn)單:只需要兩個(gè)閾值,其他的圍繞著這兩個(gè)閾值來做即可。
  要落實(shí)這樣的安排,客服呼叫中心需要用研究人員創(chuàng)建的模型來分析自己的客戶數(shù)據(jù),了解不同工作的一般等候時(shí)間,巴山布說道。雖然先到先服務(wù)的政策對(duì)于某些客服呼叫中心仍然可能是最佳處理方式,但其他客服中心也許會(huì)發(fā)現(xiàn)根據(jù)耐心為客戶分類會(huì)提高效率。
  根據(jù)我們的研究結(jié)果,這種系統(tǒng)在某些環(huán)境下效果顯著,能夠提供更好的服務(wù)或變得更精簡(jiǎn)。他補(bǔ)充道。實(shí)施這些政策有助于公司盈利,因?yàn)楣静恍枰陀酶嗟娜艘部梢匀〉猛瑯拥某尚А?/div>

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