(1)確定合適的時(shí)間。
當(dāng)需要打電話時(shí)，首先應(yīng)確定此刻打電話給對(duì)方是否合適，也就是說(shuō)，要考慮此刻對(duì)方是否方便聽(tīng)電話。應(yīng)該選擇對(duì)方方便的時(shí)間打電話，盡量避開(kāi)在對(duì)方忙碌或是休息的時(shí)間打電話。一般來(lái)說(shuō)，有以下幾點(diǎn)應(yīng)該注意:
避開(kāi)對(duì)方的吃飯和休息時(shí)間。總的來(lái)說(shuō)，早晨8點(diǎn)以前、晚上10點(diǎn)以后，給對(duì)方家里打電話是不合適的，除非有緊急的事。當(dāng)然，當(dāng)對(duì)方有可能非常忙碌的時(shí)候打電話去，也是不合適的。比如，在對(duì)方準(zhǔn)備出門(mén)上班前幾分鐘打電話，可能會(huì)使對(duì)方退到。而且工作上的事情，也盡量不要打電話到別人的家里。
如果是打電話到工作單位，最好不要在星期一一大早打過(guò)去，因?yàn)椋?jīng)過(guò)一個(gè)周末，對(duì)方要處理的公務(wù)也許會(huì)很多。當(dāng)然，在對(duì)方快要下班的前幾分鐘打電話，也是不太適合的，因?yàn)榭煲掳嗔?，大家也許有些事情要處理，處理完后直接回家。如果因?yàn)槟愕碾娫挾⒄`了對(duì)方的私人時(shí)間，也許對(duì)方會(huì)不快。一般情況下，也不要為私人的事情打電話到對(duì)方的單位，除非對(duì)方不介意。如果因?yàn)樗饺说氖虑榇螂娫挼綄?duì)方的單位，最好問(wèn)一聲:你現(xiàn)在方便聽(tīng)電話嗎?而且，即使得到對(duì)方的肯定回答，也盡量要簡(jiǎn)短，因?yàn)檎加脤?duì)方的工作時(shí)間，可能會(huì)影響對(duì)方工作單位正常的業(yè)務(wù)往來(lái)。
(2)開(kāi)頭很重要。
無(wú)論是正式的電話業(yè)務(wù)，還是一般交往中的不太正式的通話，自報(bào)家門(mén)都是必需的，這是對(duì)對(duì)方的尊重，即使是你熟悉的人，也應(yīng)該主動(dòng)報(bào)出自己的姓名，因?yàn)榻与娫挿酵蝗菀淄ㄟ^(guò)聲音準(zhǔn)確無(wú)誤地確定打電話人的身份。另外，自報(bào)家門(mén)還包含著另外一層禮儀內(nèi)涵，那就是，直接將你的身份告訴對(duì)方，那么，對(duì)方就有是否與你通話的選擇權(quán)，或者說(shuō)，有拒絕受話的自由。而且在打電話之前，確定打內(nèi)線或打外線是很重要的。具體的做法是:打外線不認(rèn)識(shí)對(duì)方時(shí)，應(yīng)該作詳細(xì)的自我介紹，如:你好，我是××，X×公司銷(xiāo)售部經(jīng)理的秘書(shū)。若你認(rèn)識(shí)對(duì)方，而且，你也有個(gè)好記性，對(duì)方一接聽(tīng)電話時(shí)就馬上能確定聽(tīng)話人是誰(shuí)，那么不妨直接說(shuō)出這個(gè)人的名字或正確的稱(chēng)呼，這樣，會(huì)使對(duì)方感到被重視的榮幸，可以這么說(shuō)
:王經(jīng)理，您好，我是xx，×x×公司銷(xiāo)售部經(jīng)理的秘書(shū)。
打內(nèi)線可以有幾種方式，如
:我是xx，王經(jīng)理的秘書(shū);我是銷(xiāo)售部的xx;王先生，你好，我是××，…
(3)通話盡量簡(jiǎn)單扼要。
在做完自我介紹以后，應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明通話的目的，盡快結(jié)東交談。因?yàn)?，隨意占用對(duì)方的電話線路和工作時(shí)間是不為對(duì)方考慮的失禮行為。在業(yè)務(wù)通話中，一個(gè)電話最長(zhǎng)3分鐘是通行的原則，超過(guò)3分鐘應(yīng)改換其他的交流方式。如果估計(jì)這次談話要涉及的問(wèn)題較多、時(shí)間較長(zhǎng)，那么，應(yīng)在通話前詢(xún)問(wèn)對(duì)方此時(shí)是否方便長(zhǎng)談。如果對(duì)方不方便長(zhǎng)談，就應(yīng)該有禮貌地請(qǐng)對(duì)方約定下次的通話時(shí)間。明明需要占用一刻鐘的時(shí)間，卻偏偏說(shuō):可以占用你幾分鐘時(shí)間嗎?這就很不合適了，應(yīng)該說(shuō):王先生，此次我想和您談?wù)劮峙浞桨傅氖乱?，時(shí)間大約需要一刻鐘，您現(xiàn)在方便嗎?
(4)你要找的人不在時(shí)的處理。
如果你要找的人恰巧不在，你可以有幾種應(yīng)對(duì)方式:
①在事情不是很緊急，而且自己還有其他的聯(lián)系方式的情況下，可以直接用對(duì)不起，打擾了，再見(jiàn)的話結(jié)東通話。
②請(qǐng)教對(duì)方聯(lián)系的時(shí)間或其他可能聯(lián)系的方式。通常在比較緊急的情況下采用，具體的做法是:請(qǐng)問(wèn)我什么時(shí)候再打來(lái)比較合適?或:我有緊急的事情，要找王經(jīng)理，不知道有沒(méi)有其他的聯(lián)系方式?不管對(duì)方是否為你提供了其他的聯(lián)系方式，都應(yīng)該禮貌地說(shuō):再見(jiàn)。
③請(qǐng)求留言。若要找的人不在，或恰巧不能聽(tīng)電話，最好是用禮貌的方式請(qǐng)求對(duì)方轉(zhuǎn)告。留言時(shí)，要說(shuō)清楚自己的姓名、單位名稱(chēng)、電話號(hào)碼、回電時(shí)間、轉(zhuǎn)告的內(nèi)容等。在對(duì)方記錄下這些內(nèi)容后，千萬(wàn)不要忘記問(wèn):對(duì)不起，請(qǐng)問(wèn)您怎么稱(chēng)呼?對(duì)方告知后要用筆記錄下來(lái)，以備查找。
(5)適時(shí)結(jié)東通話。
