什么是時間管理
我們已經(jīng)知道，時間是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的，所以其實時間本身不能夠被管 理。所謂時間管理，是指用最短的時間或在預定的時間內(nèi)，把事情做好，即充分利 用時間創(chuàng)造最大的價值。
時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段，人們從認識到時間管理的重要性，到開始進 行時間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點的轉(zhuǎn)移。
一、 時間增加和備忘錄
第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄。時間的增加是指當時間不夠用，而 工作任務比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。
備忘錄就是把所有要做的項目列出來，制作成一個工作任務清單，做一件，勾 掉一件，以此種方式進行時間的分配和使用管理。
二、 工作計劃和時間表
第二個階段稱為工作計劃和時間表，即在所有要做的工作任務開始之前，把清 單列出來，在每一項任務之前定一個時間的期限，例如早晨8: 00?9: 00做什么， 9: 00?10: 00做什么，13: 00?14: 00做什么，每一項任務都有開始和結(jié)束的時
間，在這個時間段中完成規(guī)定的某項任務。這個方法有時候也稱為行事歷時間管 理法。
三、排列優(yōu)先順序以追求效率
第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。當工作任務 越來越多，多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候，就要求對時間管理的 內(nèi)容進行一定的更改，第一，對工作任務要做一些取舍；第二，要對工作任務排優(yōu) 先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點做哪一件，非重點做哪一件；主要 做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個取舍和優(yōu)先順序的辦法 可以通過象限法進行。
如果按照重要程度的軸來標記橫坐標，按照緊急程度的軸來標記縱坐標，時間 管理可以依據(jù)事件的緊急性和重要性的程度，區(qū)分為四種。我們平時對時間的利用， 也就是對這四種類型的理解和把握。表20-1時間管理優(yōu)先級表。
四、 以重要性為導向，價值導向，目標導向，結(jié)果導向
第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律。意大利經(jīng)濟學家帕累托認為， 萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律， 即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因為20%的關鍵因素所致。
所謂打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上，用最有效率的時間去做 20%的最有效率的工作，在這些時間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完， 不要中間停止，從而達到一種高效率。同時，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏， 使得效能最高。
五、 時間管理的誤區(qū)
1.工作缺乏計劃
查爾斯•史瓦在擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這 樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給 你任意的顧問費。李愛菲于是遞了一張紙給他，并對他說寫下明天你必須做的 最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)的做下去，直到你完成 該工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手第二項重要的工作。倘若任何一項 著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的就堅 持做下去。假如按這種方式你無法完成全部重要的工作，那么即使運用其他的方法, 你也同樣無法完成他們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能連哪一種工 作最重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。當這個建議對你 生效時，把他提供給你的部下采用。
數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額為兩萬五千美元的支票給李愛菲，并附言她確實 已經(jīng)為他上了十分珍貴的一課。據(jù)說伯利恒后來之所以能躍升為世界最大的獨立鋼 鐵制造公司，可能是因為李愛菲的那數(shù)句箴言。
盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重 視做計劃，原因不外乎如下幾條：
(1) 因過分強調(diào)知難行易而認為沒有必要在行動之前多做思考；
(2) 不做計劃也能獲得實效；
(3) 不了解做計劃的好處；
(4) 計劃與事頭之間極難趨于一'致，故對計劃喪失信心；
(5) 不知如何做計劃。
