隨著互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)對(duì)于客戶服務(wù)的要求也越來越高。做為企業(yè)與客戶溝通的“橋梁”，400電話成為了承旺這項(xiàng)重任的重要工具。那么，如何開通一個(gè)400電話呢？下面，本文將用詳細(xì)的步驟為您介紹。
一、概念說明
400電話，全稱為“客服熱線電話”，是與傳統(tǒng)電話服務(wù)不同的一種話務(wù)處理系統(tǒng)，也是企業(yè)進(jìn)行客戶服務(wù)的基礎(chǔ)工具。與傳統(tǒng)電話不同的是，400電話是由電信運(yùn)營商代為提供的虛擬呼叫中心。其特點(diǎn)是通過號(hào)碼前綴400，將企業(yè)固話、手機(jī)、聯(lián)通、電信等多個(gè)號(hào)碼捆綁在一起進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)轉(zhuǎn)接、關(guān)機(jī)轉(zhuǎn)移、呼入分流等多種便利的服務(wù)。通過400電話，企業(yè)的客戶服務(wù)將更加全面、專業(yè)、快捷。
二、400號(hào)碼申請(qǐng)
開通一個(gè)400電話，需要首先到當(dāng)?shù)氐穆?lián)通、電信、移動(dòng)等運(yùn)營商申請(qǐng)400電話號(hào)碼。申請(qǐng)成功后，運(yùn)營商會(huì)為您提供一份到訪憑證。例如，您選擇的是聯(lián)通的400電話，那么您需要登錄聯(lián)通官網(wǎng)，在業(yè)務(wù)辦理里選擇“400/800語音客服”，填寫相關(guān)信息，包括申請(qǐng)人的姓名、單位、聯(lián)系電話、400電話類型等內(nèi)容。然后在線提交申請(qǐng)并等待審核，審核通過后可攜帶相關(guān)資料到聯(lián)通營業(yè)廳領(lǐng)取號(hào)碼開通憑證。
三、接入網(wǎng)絡(luò)
400電話號(hào)碼開通憑證領(lǐng)取成功后，需要對(duì)企業(yè)的電話系統(tǒng)進(jìn)行改造，將其連接到運(yùn)營商提供的電話網(wǎng)絡(luò)上。這種連接方式包括普通話音頻接入、呼叫中心接入、SIP接入等。其接入過程需要根據(jù)各家運(yùn)營商提供的連接方式，結(jié)合企業(yè)的電話系統(tǒng)進(jìn)行定制，確保企業(yè)可以正常使用400電話服務(wù)。
四、呼叫處理規(guī)則設(shè)置
400電話接入到運(yùn)營商的電話網(wǎng)絡(luò)后，需要進(jìn)行呼叫處理規(guī)則的設(shè)置。這些規(guī)則包括呼入分流、自動(dòng)接聽、語音留言、來電振鈴等，都需要按照企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行定制。在設(shè)置呼叫分流規(guī)則時(shí)，可以根據(jù)不同時(shí)間段、地區(qū)、業(yè)務(wù)類型設(shè)置不同的目的地。例如，早上9點(diǎn)到晚上6點(diǎn)是企業(yè)的營業(yè)時(shí)間，那么打進(jìn)400電話的電話將直接轉(zhuǎn)接到相應(yīng)的人員上，如果是非營業(yè)時(shí)間，則會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)接到語音留言服務(wù)中。在設(shè)置來電振鈴時(shí)，可以選擇固定鈴聲、循環(huán)鈴聲、自定義鈴聲等方式，使來電者不至于長時(shí)間等待。
五、語音導(dǎo)航設(shè)置
為了實(shí)現(xiàn)客戶快速準(zhǔn)確的請(qǐng)求轉(zhuǎn)接，400電話服務(wù)需要設(shè)置語音導(dǎo)航。這種服務(wù)通過提供一些音頻線路，讓客戶按照提示鍵盤操作，根據(jù)客戶的需求將其轉(zhuǎn)接到相應(yīng)的人員。語音導(dǎo)航需要進(jìn)行錄音，通常需要提供標(biāo)準(zhǔn)普通話，并合理利用合成語音技術(shù)，使用聲音溫柔、耳熟能詳?shù)恼Z音進(jìn)行播放，以增加客戶滿意度。
六、400電話系統(tǒng)測(cè)試
在機(jī)房和網(wǎng)絡(luò)部的技術(shù)人員完成系統(tǒng)設(shè)置后，需要對(duì)400電話的各項(xiàng)功能進(jìn)行全面測(cè)試。測(cè)試的過程中需要注意，對(duì)來電的響應(yīng)時(shí)間、轉(zhuǎn)接效率、音頻質(zhì)量、語音導(dǎo)航、數(shù)據(jù)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)等多個(gè)指標(biāo)進(jìn)行測(cè)試。測(cè)試結(jié)果將決定企業(yè)的400電話是否能夠充分滿足客戶的需求。
七、400電話營銷方案
為了充分利用400電話，企業(yè)需要制定一個(gè)科學(xué)有效的營銷方案。這需要依據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，具有市場(chǎng)敏銳度和市場(chǎng)導(dǎo)向性，制定針對(duì)性強(qiáng)的營銷策略。這些策略包括使用400電話收集客戶數(shù)據(jù)、建立客戶群體、通過郵件、短信和社交媒體提供促銷活動(dòng)和折扣信息，并建立感性溝通和有效互動(dòng)等信息傳遞方式。這種方式可以增加產(chǎn)品銷售，強(qiáng)化品牌形象，提升客戶服務(wù)質(zhì)量，形成企業(yè)的核心競(jìng)爭力。
總結(jié)：
開通一個(gè)400電話對(duì)于企業(yè)而言是非常有必要的，通過這種電話服務(wù)能夠方便客戶、提高企業(yè)形象、增加銷售量。上述七個(gè)步驟是申請(qǐng)、接入網(wǎng)絡(luò)、處理規(guī)則設(shè)置、語音導(dǎo)航設(shè)置、系統(tǒng)測(cè)試、營銷方案等方面的基本操作，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況靈活運(yùn)用，確保400電話能夠起到最佳的作用。
