為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理, 財(cái)務(wù)管理工作在各個(gè)企業(yè), 行業(yè)的管理中扮演著越來(lái)越重要的角色, 起到了不可代替的核心作用。
這就要求企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件的發(fā)展, 必須適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求, 能夠?qū)π袠I(yè)生產(chǎn)中的物料流、 資金流,進(jìn)行智能化的全方位管理。
隨著財(cái)務(wù)管理軟件的增多, 該類(lèi)型的軟件的選購(gòu)也成了各企業(yè)、行業(yè)面臨的一大問(wèn)題。
下面我們就來(lái)看一下選購(gòu)財(cái)務(wù)管理軟件時(shí)需要注意的幾點(diǎn)。
1、企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件應(yīng)滿(mǎn)足財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)原則
如果一款財(cái)務(wù)管理軟件不能保證該軟件的安全性、實(shí)用性、靈活性，易于管理和維護(hù)等特點(diǎn)。那么他就是一款失敗的軟件，是萬(wàn)萬(wàn)不能選的管理系統(tǒng)，不過(guò)這類(lèi)軟件一般都不是正規(guī)的上市軟件, 只要小心一點(diǎn)就不用擔(dān)心。
2、了解企業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件的基本功能,貨比三家
面對(duì)市場(chǎng)上越來(lái)越多的財(cái)務(wù)管理軟件 , 我們很容易挑花眼, 不知道選擇哪一款。而對(duì)于 對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō), 一款 財(cái)務(wù)管理軟件都是要長(zhǎng)期使用的。這并不像我們選衣服不合適了還可以再買(mǎi)。故筆者認(rèn)為財(cái)務(wù)軟件的選用要慎重, 尤其, 對(duì)于那些平時(shí)沒(méi)有信息化管理軟件 采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)。
首先, 我們要對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件的基本功能做一個(gè)了解, 以便更好的去選購(gòu)軟件。由于信息化的高速發(fā)展, 現(xiàn)在的軟件基本上都是一個(gè)“品牌”, 也就是具有相似的功能, 所以我們 要了解這類(lèi)軟件的通用功能, 來(lái)辨別哪些功能是“共有”的, 那些功能是獨(dú)特的。以防銷(xiāo)售人員以“普遍”充“特有”。其次,貨比三家也是一個(gè)很不錯(cuò)的解決方法?？梢酝ㄟ^(guò)不同的供應(yīng)商軟件之間的比較, 發(fā)現(xiàn)他們的憂(yōu)缺點(diǎn),從而結(jié)合自己公司的實(shí)際情況,選擇一款合適的財(cái)務(wù)管理軟件 。
3、根據(jù)企業(yè)規(guī)模,選購(gòu)財(cái)務(wù)管理軟件
選擇財(cái)務(wù)管理軟件 , 就跟我們買(mǎi)鞋一樣,最主要的是合適。實(shí)際在軟件選購(gòu)時(shí), 我們往往會(huì)如下類(lèi)似的錯(cuò)誤 :
小腳配大鞋。有些企業(yè)在軟件選購(gòu)時(shí),不考慮自身企業(yè)的管理環(huán)境，很容易就會(huì)造成“小腳穿大鞋”的錯(cuò)誤。比如說(shuō), 現(xiàn)在有一家小型棉紡織企業(yè), 現(xiàn)在還是只是 一家小小的家庭作坊式的企業(yè),在選購(gòu)軟件時(shí)卻選擇了一款用于大型集團(tuán)管理的財(cái)務(wù)軟件, 雖然說(shuō)我們?cè)谶x購(gòu)軟件時(shí),需要考慮到未來(lái)幾年內(nèi)企業(yè)的發(fā)展情況,但是也不能跨度太長(zhǎng), 正所謂計(jì)劃沒(méi)有變化大, 誰(shuí)知道這期間又會(huì)有什么變數(shù)呢。像這樣的軟件選擇方式就存在著問(wèn)題。這是對(duì)資源的最大浪費(fèi)。
大腳穿小鞋。有些企業(yè)卻剛好相反,由于企業(yè)管理者沒(méi)有很好的考慮公司的發(fā)展需要, 只是圖便宜, 結(jié)果就造成了軟件功能不能滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展需要, 造成一系列的問(wèn)題。如有一個(gè)剛起步的集團(tuán)公司, 有一家外貿(mào)企業(yè)與三家實(shí)體企業(yè)。在選擇財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候, 只購(gòu)買(mǎi)了單個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理軟件。雖然這個(gè)軟件確實(shí)便宜, 但是, 集團(tuán)公司在用了這套軟件之后 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不斷,如不能對(duì)各個(gè)公司的費(fèi)用在系統(tǒng)中進(jìn)行控制，把下面公司的帳匯總到集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中時(shí)，集團(tuán)財(cái)務(wù)人員要進(jìn)行重新處理,等等。問(wèn)題出現(xiàn)的次數(shù)的多了, 企業(yè)只好對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行二次選型。這就造成了資金浪費(fèi),其實(shí)一點(diǎn)也不節(jié)省。
所以說(shuō)我們?cè)谶x購(gòu)財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候,需要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模、資金實(shí)力等因素出發(fā), 選擇一款合腳的鞋子才行 ，不然換鞋是遲早的的事情。
4、選購(gòu)時(shí)要注意行業(yè)特點(diǎn)
雖然說(shuō)企業(yè)的財(cái)務(wù)處理規(guī)范趨于一致。但是, 有財(cái)務(wù)處理經(jīng)驗(yàn)的人, 就清楚不同的行業(yè), 其財(cái)務(wù)帳務(wù)處理方式還是有比較大的差異。如服務(wù)業(yè)、制造業(yè)與金融行業(yè)這三大行業(yè), 其財(cái)務(wù)處理方式就有很大的不同。集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理, 上市公司的財(cái)務(wù)處理, 物流行業(yè)的財(cái)務(wù)處理, 以及單個(gè)企業(yè)的 財(cái)務(wù)管理 模式等各個(gè)行業(yè), 都有他們自己的一套財(cái)務(wù)管理方法。我們?cè)谶x購(gòu)財(cái)務(wù)軟件是要明白自己的公司、企業(yè)屬于哪一行有什么樣的特點(diǎn)。這樣我們才能更好的選擇適合自己企業(yè)特點(diǎn)的財(cái)務(wù)軟件。
如有一家連鎖店, 在全國(guó)各地均有店面。希望能夠?qū)Φ陜?nèi)的會(huì)員信息進(jìn)行全方位管理, 并能夠?qū)Ω鱾€(gè)連鎖店的商品價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)一控制管理系統(tǒng)，像這類(lèi)企業(yè)就要使用專(zhuān)業(yè)的連鎖店軟件。
在這些方面, 用友財(cái)務(wù)管理軟件 , 做的還不錯(cuò)。她是當(dāng)今會(huì)員功能全面的連鎖店管理系統(tǒng):提供強(qiáng)大的連鎖會(huì)員管理功能,覆蓋會(huì)員卡制作、發(fā)放、儲(chǔ)值、消費(fèi)、積分、打折、掛失等一系列操作,和會(huì)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表,支持IC卡、磁卡、條碼卡等種類(lèi)。支持智能電銷(xiāo)機(jī)器人、PDA 等移動(dòng)終端, 配合藍(lán)牙打印、網(wǎng)絡(luò)打印等技術(shù), 增大連鎖零售業(yè)務(wù)工作空間和提升效率, 同時(shí)讓沒(méi)寬帶、沒(méi)電銷(xiāo)機(jī)器人的連鎖店面也能納入用友進(jìn)銷(xiāo)存軟件。針對(duì)連鎖店商品價(jià)格不好調(diào)控的特點(diǎn), 用友進(jìn)銷(xiāo)存管理軟件開(kāi)發(fā)了先進(jìn)的遠(yuǎn)程技術(shù), 可以實(shí)現(xiàn)所有連鎖分店價(jià)格由總部統(tǒng) 一控制,也可以由各分店自行控制, 支持所有連鎖店面統(tǒng)一價(jià)格、 或者不同店不同價(jià)格、不同店不同折扣。
故建議在選購(gòu)財(cái)務(wù)軟件的時(shí)候, 一定需要知道自己到底屬于什么行業(yè), 這個(gè)行業(yè) 在財(cái)務(wù)處理上有什么特點(diǎn)。然后根據(jù)這些需求對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行刷選。相信如此的話(huà), 就 不難選到一款適合自己企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件 。
5、是否有完善的配套產(chǎn)品,及售后服務(wù)
有時(shí)候, 我們?cè)谶x擇財(cái)務(wù)管理軟件的時(shí)候, 不僅僅是選擇財(cái)務(wù)管理軟件本身, 還需要考慮其周邊的配套產(chǎn)品是否完善,能否符合企業(yè)的實(shí)際需求。
當(dāng)我們?cè)谑褂眠^(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題是, 軟件供應(yīng)商是否能夠提供過(guò)硬的技術(shù)支持, 是否能夠及時(shí)快速的解決問(wèn)題,畢竟財(cái)務(wù)問(wèn)題是拖不得的。
6、軟件的作業(yè)流程是否符合企業(yè)的作業(yè)流程
財(cái)務(wù)管理軟件是國(guó)內(nèi)發(fā)展的已經(jīng)趨于成熟的一類(lèi)軟件, 其同質(zhì)化的現(xiàn)象已經(jīng)非常嚴(yán)重,各大品牌的財(cái)務(wù)管理軟件在功能上大同小異,只是具體的處理流程上會(huì)有所差異。
而這個(gè)差異就是我們企業(yè)在選購(gòu)時(shí)需要注意的地方。如果企業(yè)的財(cái)務(wù)管理流程跟財(cái)務(wù)管理軟件的作業(yè)流程不配套的話(huà), 那么只有兩種方法。要么企業(yè)重組作業(yè)流程以符合財(cái)務(wù)管理軟件的需求。要么, 對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),無(wú)論哪一種都需要付出比較多的精力與成本所以在選購(gòu)財(cái)務(wù)軟件之前, 先弄清自己的財(cái)務(wù)管理流程, 如單據(jù)審核流程、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程等等,如此,就可以選擇一款最貼近自己管理流程的財(cái)務(wù)軟件。
