可以稱得上辦公神器的通用軟件，應(yīng)該不多。每個(gè)人都有自己喜歡的，我說幾個(gè)對(duì)我?guī)椭蟮?，讓我每天工作變輕松的：OneNote，清單軟件，計(jì)時(shí)工具，微信群。
微軟的OneNote作為信息管理神器
談到辦公軟件，肯定離不開文檔處理，大部分人喜歡用Word來編寫和保存文檔。我比較習(xí)慣用OneNote來撰寫文檔，相比Word，它有幾個(gè)重要的好處：
1）隨時(shí)同步，不會(huì)丟失文檔。常年做文字處理工作，哪能不濕幾次鞋呢？花一下午時(shí)間寫了一篇文章，剛要保存，斷電了。即便你有隨時(shí)保存的習(xí)慣，一開機(jī)，發(fā)現(xiàn)硬盤壞了。是不是要吐血三升呢？
用OneNote寫作，就不存在這種擔(dān)憂了。你寫作的時(shí)候，它會(huì)自動(dòng)把你的改動(dòng)同步到云端。即便一臺(tái)設(shè)備出問題了，其他設(shè)備也可以拿到最新的內(nèi)容。這相當(dāng)于擁有了一個(gè)秒級(jí)的文檔備份系統(tǒng)。
2）避免冗余，始終有一個(gè)權(quán)威的文檔原始版本。用Word之類的字處理軟件寫東西，有一個(gè)很討厭的版本管理問題。稍微復(fù)雜的情況下，文檔來來回回要修改很多遍，每一遍都需要用不同的文件名來區(qū)分版本。過段時(shí)間再找文檔的時(shí)候，這些版本就成了負(fù)擔(dān)，一點(diǎn)也不輕松。
文檔的寫作可以放在一個(gè)單獨(dú)的地方管理系統(tǒng)，比如OneNote。寫好了，修改好了，再形成Word或Pdf等形式分發(fā)出去。有了反饋，也可以在OneNote中修改好，再次輸出單獨(dú)的文檔。
這樣做最大的好處，是始終有一個(gè)權(quán)威的原始文本。OneNote在寫作方面的作用，相當(dāng)于程序猿寫代碼用的Git版本管理軟件。
3）多平臺(tái)處理，很適合碎片化工作。OneNote支持云同步。在電銷機(jī)器人、筆記本、Pad、電銷機(jī)器人上，可以共享同一個(gè)內(nèi)容，而且各個(gè)平臺(tái)都可以查看，編輯，都是自動(dòng)同步。
比如你剛寫了一篇文章的開頭，突然被別的事情打斷管理系統(tǒng)，你就可以在回家的地鐵上，繼續(xù)用電銷機(jī)器人寫。到家后，還可以用家里的筆記本繼續(xù)完成工作。
碎片化工作，越來越成為工作的常態(tài)。那么，可以多平臺(tái)同步內(nèi)容的OneNote，就成了碎片化場(chǎng)景下的辦公神器。
4）方便分類，不用被文件名和電銷機(jī)器人目錄困擾。在OneNote上工作，不僅可以寫文檔，還可以記錄任何文字、圖片、語音、鏈接、表格信息。Word最常用的功能，OneNote大致都有。
你可能會(huì)說，這些印象筆記也可以呀，有道云筆記也可以。
沒錯(cuò)，這些筆記軟件和OneNote類似。我喜歡OneNote，是因?yàn)樗С值姆诸悓蛹?jí)比較多，可以作為個(gè)人知識(shí)庫來用。其他筆記軟件，更偏重信息的收集和搜索，對(duì)信息的精煉、整理、歸類支持的有限，因?yàn)榉诸悓蛹?jí)不足。OneNote支持筆記本、分區(qū)組、分區(qū)、頁面、子頁面五個(gè)層級(jí)，每個(gè)頁面里還可以繼續(xù)做個(gè)性化編輯，對(duì)我來說分類層級(jí)剛剛好，用起來很舒服。
有了清晰的歸類后，一個(gè)文檔可以沒有名字，但你仍然可以快速定位到它。這就少了Word文件管理相關(guān)的一大堆麻煩。這是OneNote一個(gè)隱蔽的，但是很重要的好處。
總之，OneNote可以作為信息和內(nèi)容的處理中心。內(nèi)容處理好了，可以方便地輸出成Word等別的形式，不耽誤分享。
對(duì)了，OneNote還是免費(fèi)的，不然軟件免費(fèi)，還提供25G的云存儲(chǔ)空間，還有微軟出品的品質(zhì)保證。
清單軟件作為行動(dòng)神器
好了，內(nèi)容有了集中的處理地方，也安全了。那行動(dòng)方面，有什么辦公神器呢？
有一個(gè)我認(rèn)為最重要的神器，那就是清單/待辦事項(xiàng)列表/Todolist.
每天花點(diǎn)時(shí)間，列出當(dāng)天要做的事情，然后一項(xiàng)一項(xiàng)劃勾，是一個(gè)簡單粗暴的生產(chǎn)力提升工具。它把策劃和執(zhí)行工作分開了，降低了大腦的工作負(fù)擔(dān)，更加符合人的天性。
有關(guān)清單的重要性，怎么強(qiáng)調(diào)都不過分。如果你并沒有這個(gè)習(xí)慣，建議你一定要試試。可以讀一下《清單革命》、《搞定》之類的書做個(gè)起步。
具體用那個(gè)清單軟件不重要，我用的就是OneNote自帶的清單功能：按Ctrl-1本行前面自動(dòng)出現(xiàn)一個(gè)小框，再按一下框里打了個(gè)勾，再按一下小框消失。用起來非常方便，別忘了，它還是多平臺(tái)同步的。計(jì)時(shí)工具作為聚焦神器
很少人知道，我們每天工作8小時(shí)以上，其中有多少是有效工作時(shí)間？前蘇聯(lián)的科學(xué)家柳比歇夫，就親自去做測(cè)試。他發(fā)明了一種記錄時(shí)間的方法：一項(xiàng)工作開始時(shí)記錄下時(shí)間，結(jié)束時(shí)再記錄下時(shí)間。一天下來，統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)工作消耗的時(shí)間。
柳比歇夫自己在效率最高的幾年里，能維持五六個(gè)小時(shí)的有效工作時(shí)間。我自己也做了幾年的時(shí)間記錄，你猜我最開始有效時(shí)間是多少？只有2-3個(gè)小時(shí)。后來經(jīng)過不斷地反思調(diào)整，引導(dǎo)自己始終聚焦在當(dāng)前工作上，我也可以把有效工作時(shí)間穩(wěn)定在5-6個(gè)小時(shí)左右了。
理解到自己的實(shí)際工作狀況，就可以更好地調(diào)整工作方式，最終讓工作輕松下來。柳比歇夫自己就是一個(gè)例子，在《奇特的一生》這本書的作者格拉寧看來，柳比歇夫的業(yè)余生活非常豐富多彩，比一般人更輕松自在。這才是很多人追求的“工作生活兩不誤”吧。微信群作為溝通神器
還有一個(gè)我自己喜歡用的小工具，就是微信群。因?yàn)楣ぷ魃系哪硞€(gè)事情，臨時(shí)建一個(gè)群，可以打造一個(gè)統(tǒng)一的溝通場(chǎng)所，也是多平臺(tái)同步的，也支持各種內(nèi)容形式，特別是各種文件。所以，微信群完全可以稱得上工作上的一個(gè)神器 。
我還經(jīng)常用“面對(duì)面建群”的功能，建一個(gè)只有我自己的群。這個(gè)群只做單一的一件事，記錄。比如“細(xì)讀文章”、“靈感記錄”、“重要信息”之類的。
假如我明天要去接機(jī)，那我就把航班信息（經(jīng)常是截圖）發(fā)到“重要信息”群里，這樣接機(jī)的時(shí)候，就可以很方便找出航班信息來確認(rèn)，因?yàn)樽罱穆?lián)系人（這個(gè)群）在前面，群里內(nèi)容也不會(huì)太雜亂。小結(jié)
不知不覺寫了這么長，如果你感覺有點(diǎn)用，順手點(diǎn)個(gè)贊吧。我寫完了才感覺到，其實(shí)工具本身不是最重要的，重要的是這個(gè)工具背后的思想是什么，這個(gè)思想是怎么幫助我們高效辦公，輕松工作的。
我是獵旗，專注職場(chǎng)成長問題。感謝你的閱讀，歡迎留言，謝謝關(guān)注。
