報表是記錄客服中心各項工作過程和結(jié)果、承載各項運營管理數(shù)據(jù)，以及向公司相關(guān)部門傳遞業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)動態(tài)的重要載體。報表中的內(nèi)容和數(shù)據(jù)一方面是客服中心各項工作的體現(xiàn)，另一方面也可為公司提供用于市場決策的數(shù)據(jù)支持和內(nèi)容依據(jù)。因而，對客服中心的各類報表實施有效管理，形成工作報表從制作、審閱、報送到歸檔整理的良好工作流程，已成為客服中心運營管理中非常重要的一環(huán)。
客服中心的報表按照報送的對象可分為內(nèi)送報表和外送報表，按照報送的內(nèi)容可分為績效報表、業(yè)務(wù)報表和總結(jié)類報表，按照報送的周期可以分為日報、周報、月報、半年報/年報。那么，如何才能夠?qū)@些名目繁多的報表實施有效管理，這將是本文所要重點闡述和解決的問題。
【報表分類規(guī)范】
將客服中心的所有報表按照下述字段標準進行分類整理，制作出完整的客服中心統(tǒng)計報表匯總明細文檔，此文檔將作為對報表工作實施有效管理的基礎(chǔ)依據(jù)。
分類字段及其標準為：
＊報表種類—日報、周報、月報、半年報、年報。
＊報表名稱—根據(jù)報表用途和內(nèi)容統(tǒng)一規(guī)范命名。
＊報表內(nèi)容—對報表的用途和內(nèi)容進行簡單描述。
＊報表格式—WORD、EXCEL、PPT。
＊統(tǒng)計周期—根據(jù)實際情況設(shè)定數(shù)據(jù)統(tǒng)計周期，可以是自然日、周和月，也可是非自然日、周、月。
＊報表報送人—指定專人負責(zé)報表的制作、報送和歸檔整理工作，一般情況為客服中心的統(tǒng)計專員。
＊報表接收人—根據(jù)報表的用途和內(nèi)容，設(shè)定不同的接收對象。一般情況下，內(nèi)送報表接收人為客服內(nèi)部的管理人員，部分報表也需要報送給客服全體成員；外送報表接收人為公司相關(guān)部門（多為銷售部門、產(chǎn)品部門和渠道推廣部門）以及客服中心的上一級領(lǐng)導(dǎo)。
【報表制作規(guī)范】
一般情況下，在制作報表時必須遵循如下規(guī)范：
＊格式規(guī)范
各類報表必須按照規(guī)定的格式和模版進行制作。需要提前根據(jù)客服中心統(tǒng)計報表匯總明細文檔，制作出不同報表的規(guī)范模版，而今后在制作報送報表時，則必須嚴格按照規(guī)范模版來制作，以達到工作的標準化和規(guī)范化。
＊內(nèi)容規(guī)范
分析報表中反映的問題要明確、詳實，對問題的解決要跟蹤，有落實問題的處理結(jié)果，對本周期的突出事例要進行重點分析。報表內(nèi)容要求客觀、準確、簡潔、數(shù)字準確，文字表達流暢、到位。
＊命名規(guī)范
報表名稱要按照規(guī)定統(tǒng)一命名，以客服中心統(tǒng)計報表匯總明細中的報表名稱作為主名，以時間、日期為記錄、檢索字段作為附名。例如：20080601客服中心品質(zhì)管理日報，20080601－0607客服中心業(yè)務(wù)分析周報，200806客服中心月度工作報告等。
【報表報送規(guī)范】
在報送報表時，必須遵循如下規(guī)范：
＊報表報送負責(zé)人要按照客服中心統(tǒng)計報表匯總明細中關(guān)于報表的統(tǒng)計周期、接收人和報送時間的規(guī)定，按時組織報送各類報表，不得出現(xiàn)延誤現(xiàn)象。
＊客服中心需要提供給外部門的各類工作報表必須經(jīng)過嚴格審閱后方能報送。審閱人一般情況下為客服中心的部門總監(jiān)、經(jīng)理或主管。
【報表存檔規(guī)范】
各類報表在制作、報送完畢之后，還必須按照一定的規(guī)范歸檔整理，以便于后續(xù)查找。
＊客服中心所有的報表除報送負責(zé)人自行整理歸檔外，還必須按照規(guī)定的存放路徑和方法統(tǒng)一歸檔保存，由網(wǎng)管負責(zé)對所有報表進行備份。
＊在制定存放的文件結(jié)構(gòu)和路徑時，內(nèi)送報表的文件存放結(jié)構(gòu)和路徑為：部門（客服內(nèi)部的子TEAM）--報表種類—時間—報表，外送報表的文件存放結(jié)構(gòu)和路徑為：報表種類—時間—報表，此舉的目的是簡化存放及檢索的路徑。
【報表管理規(guī)范】
客服中心所有報表的基本管理權(quán)在統(tǒng)計專員，即統(tǒng)計專員會按照客服中心統(tǒng)計報表匯總明細和上述的具體規(guī)定對各報表報送負責(zé)人的工作進行檢查，對出現(xiàn)的問題會上報相關(guān)人員予以考核。
如果說客服中心搭建起了企業(yè)客戶和企業(yè)自身信息溝通的橋梁和紐帶，那么擔(dān)負起由客服中心向企業(yè)內(nèi)部傳輸信息重責(zé)的就是各類報表。而報表管理規(guī)范則能夠使這些傳輸?shù)男畔⒏鼮闇蚀_和完整、更為規(guī)范和明確、更為及時和有效。因而，按照科學(xué)規(guī)范的方法對報表工作實施有效管理，將成為客服中心管理者日常管理工作中一項非常重要的工作任務(wù)。并且，作為客服中心的管理者還必須根據(jù)不斷產(chǎn)生的新問題、新動態(tài)，適時適當(dāng)修訂報表管理規(guī)范。只有此才能夠確?？头行膱笏偷膱蟊韺ζ髽I(yè)的發(fā)展具有真正的價值，才能夠切實達到報送報表的真正目的。
