國(guó)內(nèi)外包呼叫中心普遍的問(wèn)題

呼叫中心外包在國(guó)外已較為成熟，國(guó)內(nèi)在近兩年也開始規(guī)模發(fā)展。大型的呼叫中心在考慮到人員編制、培訓(xùn)管理、系統(tǒng)管理等等成本問(wèn)題上，會(huì)逐步將話務(wù)進(jìn)行外包。國(guó)內(nèi)目前較為大型的外包呼叫中心已經(jīng)不少，承接著來(lái)自國(guó)內(nèi)各個(gè)不同城市與行業(yè)的業(yè)務(wù)。這種規(guī)模性的發(fā)展，不得不讓人想了解：
這些綜合性的外包呼叫中心的管理如何？他們的服務(wù)質(zhì)量如何？
我們一起簡(jiǎn)要看看國(guó)內(nèi)外包呼叫中心普遍的問(wèn)題。
1、客戶是否從外包呼叫中心那里得到了與本地呼叫中心一樣的服務(wù)體驗(yàn)？

舉例：發(fā)包方管理者必然都很擔(dān)心外包呼叫中心的服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題，員工素質(zhì)問(wèn)題。在客戶端而言，他們是不清楚正在為他們解答問(wèn)題的是外包呼叫中心的座席代表，客戶等待的是專業(yè)的問(wèn)題解答，客戶的期望值并沒有改變。而發(fā)包方則要承擔(dān)客戶滿意度調(diào)研的結(jié)果。
2、以盈利為目的，針對(duì)合同內(nèi)容，對(duì)數(shù)據(jù)報(bào)表進(jìn)行有利修整。

舉例：某些呼叫中心外包管理合同會(huì)以每通電話作為金錢核算標(biāo)準(zhǔn)，即規(guī)定每通電話的價(jià)值，以外包呼叫中心每月總共接通的電話數(shù)支付酬金。小部分外包呼叫中心會(huì)鉆合同漏洞，安排自己公司內(nèi)部人員不停撥打電話，人為地提高接通電話數(shù)。
3、系統(tǒng)報(bào)表字段定義含糊。

舉例：發(fā)包方一般會(huì)要求外包呼叫中心定期發(fā)送報(bào)表數(shù)據(jù)，以檢查承接方的人員效率情況、對(duì)本地呼叫中心產(chǎn)生的效益情況、以及用于核算自己的成本。但發(fā)包方經(jīng)常性會(huì)發(fā)現(xiàn)外包呼叫中心的報(bào)表字段定義含糊，甚至不知是從哪個(gè)電話環(huán)節(jié)中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)歸整。而通常，雙方的不斷溝通也難以解決外包呼叫中心的系統(tǒng)問(wèn)題”。
4、外包呼叫中心產(chǎn)生對(duì)本地效益難以評(píng)估。

舉例：國(guó)內(nèi)大部分呼叫中心會(huì)采用擴(kuò)展號(hào)或IVR轉(zhuǎn)接的方式進(jìn)行話務(wù)外包。由于外包呼叫中心應(yīng)用的系統(tǒng)較為落后，難以實(shí)時(shí)導(dǎo)出呼入他們座席的電話號(hào)碼，于是發(fā)包方就很難匹配外包呼叫中心呼入號(hào)碼與本地呼叫中心呼入號(hào)碼，很難去計(jì)算外包呼叫中心的一次性問(wèn)題解決率如何，本地的電話回?fù)苈嗜绾巍?br /> 5、外包呼叫中心員工素質(zhì)參差不齊。

舉例：國(guó)內(nèi)大部分外包呼叫中心的工作環(huán)境較差，福利待遇處于社會(huì)下層水平，導(dǎo)致人員流失率高，員工忠誠(chéng)度極低?，F(xiàn)外包呼叫中心的員工年齡均在18－20歲之間，較多為中專畢業(yè)學(xué)生的第一份工作，跳槽率高。員工的不斷離職，使外包呼叫中心頻于進(jìn)行人員招聘工作。為讓新員工盡快上崗工作，培訓(xùn)時(shí)間通常僅有一周左右，主要培訓(xùn)內(nèi)容為業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，缺乏人員的服務(wù)技巧與心態(tài)管理培訓(xùn)。這種狀況只會(huì)導(dǎo)致外包呼叫中心員工不能提供滿意的答案給客戶，客戶很可能會(huì)繼續(xù)回?fù)鼙镜睾艚兄行?。外包呼叫中心的價(jià)值就更難彰顯。
6、雙方管理溝通難。

舉例：發(fā)包方總希望外包呼叫中心在本地呼叫中心話務(wù)忙日或者忙時(shí)能夠盡量為本地分流盡量多的話務(wù)，這涉及到外包呼叫中心的中繼線是否足夠、排班人員是否可以達(dá)到發(fā)包方要求等問(wèn)題。發(fā)包方如將大量話務(wù)引到外包呼叫中心，而外包呼叫中心的中繼線不足，或安排排班人數(shù)達(dá)不到發(fā)包方的要求，話務(wù)不僅會(huì)回流到本地，而且會(huì)影響了客戶的感知。這類問(wèn)題，雙方管理者盡管通過(guò)多次溝通，也難以在短時(shí)間內(nèi)解決。
7、外包呼叫中心運(yùn)營(yíng)情況難以實(shí)時(shí)把控。

舉例：由于大部分外包呼叫中心的系統(tǒng)無(wú)法連接本地呼叫中心系統(tǒng)，故無(wú)法實(shí)時(shí)掌控他們的運(yùn)營(yíng)情況，而事后的報(bào)表又是由外包呼叫中心提供的，不利于發(fā)包方檢測(cè)運(yùn)營(yíng)中存在的問(wèn)題。

以上為筆者簡(jiǎn)要提出的目前國(guó)內(nèi)外包呼叫中心普遍存在的讓發(fā)包方較為頭痛的問(wèn)題。正如文章的第一段所述，發(fā)包方為降低服務(wù)成本，不約而同的將話務(wù)進(jìn)行外包，這已經(jīng)成為一種大的趨勢(shì)。面對(duì)這樣混沌的局面，我們共同來(lái)探討一下，對(duì)于這些問(wèn)題是否有更好的更有效的解決辦法。

筆者將以上的七點(diǎn)問(wèn)題總結(jié)為兩類：一、合同細(xì)則問(wèn)題；二、現(xiàn)場(chǎng)管理問(wèn)題。接下來(lái)將詳細(xì)說(shuō)明。
一、規(guī)范合同內(nèi)容，合同管理，雙贏思維”。
1、更改合同結(jié)算方式。

發(fā)包方進(jìn)行話務(wù)外包目的有兩個(gè)，一是降低本地服務(wù)成本，二是保障本地呼叫中心接通率。為規(guī)避外包呼叫中心鉆合同漏洞，建議將結(jié)算方式從以每通電話結(jié)算改為以接通率水平結(jié)算。即合同要求外包呼叫中心每天的接通率必須達(dá)到某個(gè)服務(wù)水平，如70％/30秒”等作為結(jié)算方式。外包呼叫中心為了盈利，自然會(huì)安排足夠的人員進(jìn)行排班。這樣發(fā)包方才能評(píng)估外包呼叫中心的人員效率，才能做好本地呼叫中心的人員編排與其他渠道分流方案。
2、評(píng)估適合業(yè)務(wù)給外包呼叫中心。

發(fā)包方要承擔(dān)客戶滿意度的責(zé)任，故不得不考慮應(yīng)將哪些業(yè)務(wù)外包出去。正如上文所述，外包呼叫中心存在多樣問(wèn)題，如何可以最大程度減少對(duì)客戶滿意度的傷害？建議發(fā)包方可對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)估，將一些簡(jiǎn)單的、單一的業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，即能有效簡(jiǎn)化外包呼叫中心的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，又能不影響客戶滿意度。
3、添加首次問(wèn)題解決率的考核。

為避免外包呼叫中心的話務(wù)大量回流至本地，合同應(yīng)添加對(duì)外包呼叫中心的首次問(wèn)題解決率考核。首次問(wèn)題解決率是指在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)客戶沒有再次來(lái)電咨詢的占比，高績(jī)效呼叫中心會(huì)將時(shí)間定為24小時(shí)，一般的呼叫中心則定位2小時(shí)。通過(guò)號(hào)碼匹配，即可以測(cè)算出外包呼叫中心首次問(wèn)題解決率的情況。合同中如添加此項(xiàng)內(nèi)容，外包呼叫中心將會(huì)改善他們的系統(tǒng)，以及加強(qiáng)他們的人員培訓(xùn)，客戶也就能獲得更一致的服務(wù)體驗(yàn)。
二、 本地適當(dāng)扶助外包呼叫中心現(xiàn)場(chǎng)管理。
1、 制定外包呼叫中心現(xiàn)場(chǎng)管理辦法。

較多外包呼叫中心為以前的call臺(tái)變身的，或者是新建的，對(duì)呼入外包的現(xiàn)場(chǎng)管理經(jīng)驗(yàn)較為缺乏。為扶助外包呼叫中心做好現(xiàn)場(chǎng)管理，發(fā)包方可擬定外包呼叫中心現(xiàn)場(chǎng)管理辦法供其執(zhí)行參考。
2、 派駐本地人員長(zhǎng)期進(jìn)駐外包呼叫中心管理現(xiàn)場(chǎng)。

可適當(dāng)派駐1－2名本地有經(jīng)驗(yàn)的員工進(jìn)駐外包管理現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行扶助與督導(dǎo)。這有點(diǎn)無(wú)間道”的感覺，要求外派的員工及時(shí)發(fā)現(xiàn)外包呼叫中心存在的管理盲區(qū)，反饋給發(fā)包方，發(fā)包方將視具體情況制定相應(yīng)的解決措施以扶助外包呼叫中心。外派員工同時(shí)還有一項(xiàng)職責(zé)，即關(guān)注外包呼叫中心的報(bào)表數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)含糊之處需及時(shí)與外包呼叫中心管理人員溝通，并反饋溝通結(jié)果給發(fā)包方。通過(guò)這個(gè)無(wú)間道劉德華”的監(jiān)督與反饋，可促進(jìn)雙方更緊密交流。但切記一個(gè)前提，這個(gè)劉德華”必須是一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的聰明的員工，可擔(dān)負(fù)起這個(gè)重任。
3、外派員工實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息反饋。

為便于發(fā)包方及時(shí)掌控外包呼叫中心的運(yùn)營(yíng)情況，外派員工需定時(shí)以短信的形式發(fā)送外包呼叫中心的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，時(shí)間間隔可為2小時(shí)或4小時(shí)，或按實(shí)際需求靈活設(shè)定。只有做到及時(shí)掌控外包及本地的情況，發(fā)包方才能從容應(yīng)對(duì)話務(wù)。