《中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)》記者從某省財(cái)政廳會(huì)計(jì)處獲悉，最近陸續(xù)有很多會(huì)計(jì)檔案管理人員打來咨詢電話，其中多數(shù)對(duì)于私營(yíng)企業(yè)和外資企業(yè)在實(shí)行破產(chǎn)清算后檔案如何處置表示了困惑：這些檔案應(yīng)該保留還是丟棄”？企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作細(xì)小而繁瑣，然而《中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)》記者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這項(xiàng)最容易被人忽視的工作，背后其實(shí)隱藏著許多問題。
會(huì)計(jì)檔案是留還是扔
我們是一家外資企業(yè)，剛剛完成破產(chǎn)清算，但是不知道這些會(huì)計(jì)檔案該怎么處理？”張林（化名）給某省財(cái)政廳會(huì)計(jì)處打來電話咨詢求助。
從1999年1月1日起施行的《檔案管理辦法》中第十三條規(guī)定：?jiǎn)挝灰虺蜂N、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
對(duì)于外資企業(yè)而言，由于其在中國(guó)沒有業(yè)務(wù)主管部門，而且不能攜帶檔案出境，所以其檔案只能移交當(dāng)?shù)貦n案館代管。而檔案館相關(guān)工作人員表示：我們檔案館工作人員有限，管理成本高，而且各單位會(huì)計(jì)檔案如此繁多，全部交由檔案館來保管顯然不切實(shí)際。”這樣一來，往往中外合資企業(yè)被注銷后，公司相關(guān)人員就把檔案分掉，移交中方合資者，后來就慢慢散失了。”一位知情人士這樣告訴記者。
面臨這種困境的不只是外資企業(yè)。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，很多企業(yè)的存續(xù)時(shí)間越來越短，留下一個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理的亂攤子。會(huì)計(jì)檔案是留是扔”的問題在業(yè)內(nèi)也是眾說紛紜。
一位在外資企業(yè)工作的會(huì)計(jì)主管認(rèn)為，公司經(jīng)清算后在工商部門完成注銷，公司的一切法律權(quán)利義務(wù)終止，失去了法律意義上的責(zé)任還有什么可追溯？而另一位會(huì)計(jì)主管反駁道：會(huì)計(jì)檔案里面有重要的稅收信息，很多房地產(chǎn)開發(fā)公司成立兩三年后，做完項(xiàng)目就把項(xiàng)目公司進(jìn)行注銷，以至于稅務(wù)局無從收到這個(gè)項(xiàng)目公司的土地增值稅。”
電子檔案中哪些要紙質(zhì)備份
會(huì)計(jì)檔案管理的方式，也是不少會(huì)計(jì)人員所面臨的困惑。盡管很多會(huì)計(jì)人員都知道紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)該并存，但是由于實(shí)際操作上存在諸多困難，目前的焦點(diǎn)就集中在會(huì)計(jì)檔案中到底哪些需要紙質(zhì)存檔、哪些需要電子存檔？多長(zhǎng)時(shí)間備份一次？通過什么介質(zhì)進(jìn)行備份？按照《檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。
一位企業(yè)的會(huì)計(jì)主管就向記者抱怨道：我們單位電子檔案每周一用光碟進(jìn)行備案，現(xiàn)在光碟多得沒地放了，專門申請(qǐng)了一間房還是放不下。如果把它們都打印出來，更是勞神費(fèi)力，同樣沒地方。”據(jù)本報(bào)記者調(diào)查，同樣是央企，有的央企不打印明細(xì)賬，僅憑證發(fā)票采用紙質(zhì)保存。但是有的央企就是嚴(yán)格按照要求用服務(wù)器每周對(duì)電子檔案進(jìn)行AB備份，全部明細(xì)賬和會(huì)計(jì)憑證都要打印出來進(jìn)行紙質(zhì)保存。
關(guān)于如何保存電子檔案，央企尚沒有統(tǒng)一，更何況私營(yíng)企業(yè)。
不過，對(duì)于那些完全通過光盤或者服務(wù)器備份的單位而言，他們對(duì)于稅務(wù)局查賬是否承認(rèn)電子檔案也心存疑慮。
有些單位的做法是，接到稅務(wù)局查賬通知后，連夜把需要的會(huì)計(jì)年度的會(huì)計(jì)檔案全部打印出來。但是有的單位又反映部分稅務(wù)局只看手工賬本，打印的賬本都過不了關(guān)。
其中的原因不外乎稅務(wù)局擔(dān)心企業(yè)提供的電子檔案有被修改的可能，尤其是國(guó)內(nèi)一些記賬軟件可以復(fù)制好幾個(gè)賬套，并可以進(jìn)行反復(fù)撤銷修改，甚至有的企業(yè)能夠針對(duì)銀行、稅務(wù)局、工商局和會(huì)計(jì)師事務(wù)所各做一個(gè)賬套。這對(duì)于稅務(wù)稽查工作人員來說，也是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。
會(huì)計(jì)檔案外包或是發(fā)展方向
現(xiàn)行的《檔案管理辦法》畢竟是10年前的產(chǎn)物，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展和需要。關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理，上述會(huì)計(jì)處的工作人員建議，在電算化形勢(shì)下，大型企業(yè)至少要建立災(zāi)難恢復(fù)中心”，以保證在任何情況下不會(huì)丟失，而中小企業(yè)則應(yīng)該有一個(gè)關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范手冊(cè)，讓企業(yè)按照自己的實(shí)際情況開展相關(guān)工作。
記者從一位接近政策制定者的知情人士了解到，會(huì)計(jì)檔案管理屬于會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的一部分，對(duì)于外資企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)破產(chǎn)清算后在會(huì)計(jì)檔案保管、電子檔案的備份保存等方面已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了的問題，目前正在尋找適當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法。
部分企業(yè)的會(huì)計(jì)主管或者財(cái)務(wù)經(jīng)理建議，由于會(huì)計(jì)檔案管理是項(xiàng)重要而繁瑣的工作，因此可以委托給一個(gè)服務(wù)外包公司。
其中一位會(huì)計(jì)主管曾經(jīng)做過相關(guān)的嘗試，給各個(gè)公司掃描存檔會(huì)計(jì)信息，很遺憾沒有獲得成功，原因是國(guó)家沒有相關(guān)立法規(guī)定，很多公司擔(dān)心信息外泄。”還有一些擔(dān)心是，會(huì)計(jì)檔案外包服務(wù)可能會(huì)形成高度壟斷。因?yàn)樵谠朴?jì)算環(huán)境上，一個(gè)省一家這樣的公司就能消化掉整個(gè)市場(chǎng)的容量。”不過，很多會(huì)計(jì)人員表示，目前通過外包服務(wù)公司幫助企業(yè)管理會(huì)計(jì)檔案的物質(zhì)條件已經(jīng)具備，只差軟環(huán)境和法律方面的認(rèn)可，將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行外包”應(yīng)該是未來的發(fā)展方向。
