隨著社會信息化的快速發(fā)展，快節(jié)奏、高效率的工作方式已經(jīng)成為常態(tài)。而在此進程中，如果企業(yè)內(nèi)部只通過郵件等傳統(tǒng)方式層層遞交問題，客戶服務過程中就難以管理、跟蹤并分析客戶的需求，從而導致最終處理結(jié)果和效率很難讓客戶滿意。因此，工單管理系統(tǒng)作為流程化、標準化的處理模式一直備受企業(yè)青睞。
說起工單，大多數(shù)人并不陌生，從字的表面意思看就是“工作單據(jù)”，只要和工作流程相關(guān)，它幾乎無所不能、無處不在。對于客戶服務而言，服務對象和場景的不同使得工單功能設(shè)計上需要體現(xiàn)業(yè)務特性。智齒客服工單系統(tǒng)正是如此，“多重自定義字段+自由流轉(zhuǎn)”滿足企業(yè)個性化工單需求，讓企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作更順暢，從而在客戶滿意度提升、客服支持及時、團隊協(xié)作高效、客服管理完善、用戶數(shù)據(jù)同步等方面全面提升。
?。?、全渠道快速發(fā)起、實時跟進，提升客戶滿意度
企業(yè)客戶可以在網(wǎng)站、移動網(wǎng)站、微信、APP等多渠道中嵌入智齒工單系統(tǒng)入口，當客戶遇到問題時，在相應界面的“提交留言”，即可進入創(chuàng)建工單頁面，客戶將其所遇到的問題填寫下來，自動生成一張問題工單。系統(tǒng)根據(jù)問題類型自動流轉(zhuǎn)到相對應的業(yè)務部門處理，而客戶會得到即時的提醒，獲取工單進度的反饋，時時跟進問題處理結(jié)果，保持問題處理與客戶反饋步調(diào)一致性。通俗點說，就是當客戶想查詢問題解決到哪一步了，以往客戶都會直接詢問客服，造成客服工作量的無謂增加，而利用智齒客服工單狀態(tài)，就像快遞物流狀態(tài)單一樣，問題流轉(zhuǎn)到什么地方？何人在解決？解決到什么程度了？清晰明了。同時，工單流轉(zhuǎn)過程中，客戶可以用郵件跟進，補充問題或資料，參與問題的解決?？傊蛻艨焖侔l(fā)起工單并實時跟進直至解決，有效的提高了客戶滿意度及忠誠度。
智齒客服工單系統(tǒng)為了滿足企業(yè)自定義工單內(nèi)容的需求，客服可進行工單自定義字段設(shè)置，滿足企業(yè)工單個性化流程；另外，企業(yè)可自定義SLA協(xié)議，提供等級服務，當機器人或人工在線客服解決不了客戶問題后，便可以自動快速生成工單，并按照問題的緊急程度進行SLA分級，靈活的流轉(zhuǎn)到相應部門，如研發(fā)、商務、客服、銷售等，讓專業(yè)的人解決專業(yè)的問題，全公司都參與到客服的協(xié)同處理中來，提升效率與質(zhì)量，帶給用戶最佳的體驗。
（圖：工單自定義字段）
?。?、自定義分類、靈活流轉(zhuǎn)及查看，一線客服好幫手
智齒客服工單系統(tǒng)對一線客服來說，無疑是雪中送炭。客服在解答客戶問題的同時，可快速發(fā)起工單，直接把需要跨部門協(xié)同解決的問題生成一個工單，升級到相關(guān)部門協(xié)調(diào)處理。由于企業(yè)類型不同，對工單分類的需求不同，因此智齒客服工單系統(tǒng)增加了工單分類自定義模塊，方便客服對問題進行歸納分類。因此，一線客服可快速提交并推進問題工單，使其靈活流轉(zhuǎn)，迅速找到下個環(huán)節(jié)問題處理的對接人。除此之外，客服可靈活查看工單歷史，了解工單的處理狀態(tài)，工單分類統(tǒng)計記錄了不同分類，其中包括創(chuàng)建的、受理中、等待回復、已解決、已關(guān)閉的工單數(shù)量，以及工單的解決率、關(guān)閉率，方便客服及時了解所屬的工單處理情況。
（圖：工單自定義分類）
3、流轉(zhuǎn)觸發(fā)、定時觸發(fā)，提升跨部門協(xié)同效率
過去有很長一段時間，客服部門都是單兵作戰(zhàn)，但事實是30%的客戶問題需要多部門協(xié)同解決。智齒客服工單系統(tǒng)為了滿足工單在客服系統(tǒng)中自動流轉(zhuǎn)的需求，新增了流轉(zhuǎn)觸發(fā)器模塊，當工單被創(chuàng)建或被更新時，工單會自動匹配流轉(zhuǎn)觸發(fā)器。若問題工單符合流轉(zhuǎn)觸發(fā)器的條件，將會自動執(zhí)行觸發(fā)器的動作，當建立多個流轉(zhuǎn)觸發(fā)器時，工單按照執(zhí)行順序匹配流轉(zhuǎn)觸發(fā)器，工單自定義分類最多可支持三級分類。除此之外，為滿足企業(yè)工單在客服系統(tǒng)中定時處理的需求，新增定時觸發(fā)器模塊，每個整點時，工單會自動匹配定時觸發(fā)器。若工單符合定時觸發(fā)器的條件，將會自動執(zhí)行觸發(fā)器的動作。當建立多個定時觸發(fā)器時，工單按照執(zhí)行順序匹配定時觸發(fā)器。
（圖：工單流轉(zhuǎn)觸發(fā)器）
（圖：工單定時觸發(fā)器）
正是因為流轉(zhuǎn)觸發(fā)器和定時觸發(fā)器兩個模塊，大大提升了工單在流轉(zhuǎn)過程中的效率及準確性，幫助業(yè)務部門準確及時的獲取客戶的問題反饋，快速參與工單協(xié)作中，幫助客戶解決問題。另外，在工單系統(tǒng)中，業(yè)務部門還可以及時與客戶溝通，工單問題完美解決。
4、統(tǒng)計報告和圖形報表助力提升客服管理效率，優(yōu)化服務體系
如何評價一個團隊的工作效率，數(shù)據(jù)是最有力的證據(jù)。智齒客服工單系統(tǒng)可自動記錄服務請求和工單，最終形成各種統(tǒng)計報告和圖形報表，清晰的展示了客服在查詢時間內(nèi)，創(chuàng)建工單、解決工單、關(guān)閉工單的數(shù)量，以及客服解決工單的平均時間。通過完整的數(shù)據(jù)記錄，管理人員可以建立出完善的客服績效考核機制，打造高效服務團隊。客服績效被透明化，大大節(jié)省了企業(yè)衡量客服績效的時間和成本。另外，企業(yè)負責人通過工單狀態(tài)就能夠了解工單的處理進程，并可依據(jù)各部門受理人處理工單的數(shù)量和時長來作為績效考核的工具，有效提升問題處理效率，并支撐整個業(yè)務體系良性運行。最終，工單處理的批量性、時效性、績效性，都能夠有效調(diào)動企業(yè)內(nèi)部的高效協(xié)作。
（圖：客服工作量統(tǒng)計）
5、云客戶中心數(shù)據(jù)直連，隨時隨地精準服務
對于企業(yè)來講，明晰用戶信息和軌跡對于針對性的提供服務建議尤為重要。智齒客服工單系統(tǒng)與云客戶中心實時連接，客戶以往的瀏覽軌跡、聊天信息、通話記錄、工單歷史可以一目了然。同時，智齒客服工單系統(tǒng)配合智齒客服云呼叫中心、機器人客服、人工在線客服，售前售中售后問題一次性解決，保證留住每個客戶。而智齒客服App可以隨時隨地接收工單、查看工單、分配工單、處理工單，客戶問題快速解決。
綜上所述，智齒客服不止于工單系統(tǒng)，工單系統(tǒng)配合智齒云呼叫中心、機器人客服、人工在線客服組成智齒客服最強服務體系，各系統(tǒng)間相互配合協(xié)作，為客戶打造全面的、閉環(huán)的客戶服務體驗。工單體系反映出智齒客服智慧、專業(yè)、溫暖的服務管理理念，能順利幫助企業(yè)開展服務轉(zhuǎn)型、商機管理與人員協(xié)作，為進一步提升企業(yè)服務競爭力夯實基礎(chǔ)。
