呼叫中心的運(yùn)營管理是指通過對(duì)呼叫中心運(yùn)營過程的計(jì)劃、組織、實(shí)施和控制,來達(dá)成整體目標(biāo)的方法和措施集成。不難看出,呼叫中心的運(yùn)營管理是一個(gè)“體系化”的工程,而“精細(xì)化”又可以稱得上是呼叫中心運(yùn)營管理的核心精髓、貫徹運(yùn)營管理的全過程。
呼叫中心的運(yùn)營管理平臺(tái)則是指,包括:績效管理、薪酬管理、招聘管理、培訓(xùn)管理、人事管理、排班管理、成本管理、報(bào)表管理等功能模塊(具體見下圖),可以代替大量手工事務(wù)性工作,實(shí)現(xiàn)全過程“智能化”管理的工具平臺(tái)。
一直以來,呼叫中心的運(yùn)營管理更多的是采用“人工手工”模式,導(dǎo)致各級(jí)管理人員陷入大量手工事務(wù)性工作,整體工作效率及質(zhì)量相對(duì)較低。通過呼叫中心運(yùn)營管理平臺(tái)各個(gè)功能子模塊的落地應(yīng)用,可將各級(jí)管理人員的工作時(shí)間從大量手工事務(wù)性工作中釋放出來,從而提升運(yùn)營管理的效率和質(zhì)量。
自即日起,將通過《呼叫中心智能化運(yùn)營管理變革》系列文章,對(duì)以上各模塊的功能原型進(jìn)行詳細(xì)打開說明。
【績效管理功能原型說明書--上】
一、 功能說明
1. 所謂“無規(guī)矩不成方圓”,“制度”是呼叫中心運(yùn)營的框架,制度的有效實(shí)施能夠使呼叫中心各方面的工作均在有章可循、有章可依的條件下進(jìn)行。同時(shí),將制度的實(shí)施過程和結(jié)果進(jìn)行量化,就構(gòu)建起了呼叫中心的績效管理體系。
2. 呼叫中心運(yùn)營管理平臺(tái)上的“績效管理”功能模塊,是指可以完成從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集、數(shù)據(jù)的加工整理,到各分項(xiàng)績效制度考核得分的自動(dòng)核算,以及最終績效薪資數(shù)據(jù)的自動(dòng)核算,實(shí)現(xiàn)績效管理全過程自動(dòng)化管理的功能模塊。
3. 從呼叫中心管理人員實(shí)際應(yīng)用視角出發(fā),在“運(yùn)營管理平臺(tái)-績效管理”功能模塊所必須使用到的功能點(diǎn)包括:
?、?績效考核規(guī)則管理
?、?績效考核報(bào)表管理
?、?績效考核流程管理
?、?績效考核計(jì)劃管理
?、?績效考核結(jié)果分析
⑥ 系統(tǒng)角色權(quán)限管理
二、 核心功能
1. 績效考核規(guī)則管理功能
?、?規(guī)則設(shè)置
“規(guī)則設(shè)置”是績效管理功能模塊的基礎(chǔ)性工程,包括二部分內(nèi)容:
A. 設(shè)置的內(nèi)容-也即需要核算的績效明細(xì)指標(biāo)項(xiàng)目分別是什么,以及每一個(gè)指標(biāo)項(xiàng)目“從哪里來”即數(shù)據(jù)源是什么,數(shù)據(jù)源在哪里;“如何加工”即對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如何進(jìn)行加工計(jì)算;“如何考核”即原始數(shù)據(jù)如何轉(zhuǎn)換為各分項(xiàng)考核得分,各分項(xiàng)考核得分又如何轉(zhuǎn)換為最終考核得分并與績效薪資相關(guān)聯(lián);最終結(jié)果又要“到哪里去”,即每一項(xiàng)考核得分及最終考核結(jié)果數(shù)據(jù)的承載報(bào)表分別是什么。
B. 設(shè)置的方法-如何將上述已明確的考核規(guī)則在系統(tǒng)平臺(tái)上完成操作設(shè)置。
?、?規(guī)則調(diào)整
當(dāng)整體考核要求發(fā)生變化,或者是KPI實(shí)際完成情況發(fā)生變化,呼叫中心管理者需要定期或不定期對(duì)績效考核的規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。與初次設(shè)定相同,規(guī)則調(diào)整亦分為二步完成:
A. 調(diào)整規(guī)則:對(duì)績效制度和績效方案考核規(guī)則的設(shè)置內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。
B. 完成設(shè)置:將調(diào)整優(yōu)化后的考核規(guī)則在系統(tǒng)平臺(tái)上完成設(shè)置操作,形成新的考核計(jì)劃。
2. 績效考核報(bào)表管理功能
績效考核報(bào)表是指承載上述所有考核規(guī)則的最終核算結(jié)果,可供各崗位工作人員查看的績效考核類報(bào)表,包括績效制度類考核報(bào)表和績效方案類考核報(bào)表。
在“運(yùn)營管理平臺(tái)-績效管理”功能模塊,要實(shí)現(xiàn)各類績效考核報(bào)表的自動(dòng)生成,則須在后臺(tái)預(yù)置好各類報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)格式,由系統(tǒng)平臺(tái)自動(dòng)完成績效考核報(bào)表內(nèi)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的采集、加工和核算,以及報(bào)表的最終生成環(huán)節(jié),并需同時(shí)提供報(bào)表查詢及導(dǎo)出功能。
?、?報(bào)表版式梳理:此環(huán)節(jié)需要梳理出績效考核報(bào)表清單,以及每一個(gè)報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)模版。
② 報(bào)表后臺(tái)設(shè)置
在明確了績效考核類報(bào)表清單(包括:績效制度類考核報(bào)表和績效方案類考核報(bào)表),以及每一個(gè)報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)格式也即“外觀模樣”后,則需要在系統(tǒng)平臺(tái)上對(duì)所有報(bào)表所包含數(shù)據(jù)字段的統(tǒng)計(jì)單位、計(jì)算方法、數(shù)據(jù)來源、考核周期、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核權(quán)重等內(nèi)容,以及不同報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行設(shè)置操作,由系統(tǒng)平臺(tái)自動(dòng)完成報(bào)表內(nèi)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的采集、加工和核算,最終實(shí)現(xiàn)報(bào)表的自動(dòng)生成和結(jié)果輸出。
?、?報(bào)表查詢及導(dǎo)出
在完成了所有績效考核類報(bào)表(包括:績效制度類考核報(bào)表和績效方案類考核報(bào)表)標(biāo)準(zhǔn)格式及數(shù)據(jù)項(xiàng)目的后臺(tái)預(yù)置、實(shí)現(xiàn)報(bào)表的自動(dòng)生成后,還需要面向不同崗位工作人員提供報(bào)表查詢及導(dǎo)出功能,以便于各崗位工作人員能夠及時(shí)獲取績效考核數(shù)據(jù)、修正工作問題。同時(shí),各管理崗位工作人員亦可在導(dǎo)出報(bào)表后,對(duì)績效考核類數(shù)據(jù)進(jìn)行更進(jìn)一步的分析。
3. 績效考核流程管理功能
績效考核流程是指可以完成從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集、數(shù)據(jù)的加工整理,到各分項(xiàng)績效制度考核得分的自動(dòng)核算,以及最終績效薪資數(shù)據(jù)自動(dòng)核算的“系統(tǒng)平臺(tái)全過程自動(dòng)化”處理流程。
4. 績效考核計(jì)劃管理功能
不同績效考核規(guī)則,包括:各分項(xiàng)績效制度的考核規(guī)則,以及各崗位績效方案的考核規(guī)則,在系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)置完成后,均須對(duì)應(yīng)生成相應(yīng)的考核計(jì)劃,并由績效管理專員負(fù)責(zé)后續(xù)的維護(hù)管理??冃Э己擞?jì)劃管理功能具體包括如下內(nèi)容:
5. 績效考核結(jié)果分析功能
績效考核結(jié)果分析功能,是指對(duì)各項(xiàng)績效考核結(jié)果數(shù)據(jù),包括:績效制度類考核結(jié)果數(shù)據(jù)和績效方案類考核結(jié)果數(shù)據(jù),由系統(tǒng)平臺(tái)自動(dòng)完成不同維度的加工分析,并可借助可視化平臺(tái)工具直觀呈現(xiàn),以便于各級(jí)管理人員及時(shí)鎖定問題和問題原因,并采取有針對(duì)性的改進(jìn)措施。
6. 系統(tǒng)角色權(quán)限管理功能
?、?從呼叫中心管理人員實(shí)際應(yīng)用視角出發(fā),須明確定義以上所有功能點(diǎn)所需使用到的權(quán)限,以及不同權(quán)限所對(duì)應(yīng)的崗位角色。
?、?須在系統(tǒng)平臺(tái)的“權(quán)限管控”功能模塊,對(duì)“運(yùn)營管理平臺(tái)-績效管理”功能模塊完成操作權(quán)限的相關(guān)設(shè)置。
三、 功能性訴求
1. 自動(dòng)核算
系統(tǒng)平臺(tái)須按照預(yù)先設(shè)置好的考核規(guī)則、考核報(bào)表、考核流程和考核計(jì)劃,完成從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集、數(shù)據(jù)的加工整理,到各分項(xiàng)績效制度考核得分的自動(dòng)核算,以及最終績效薪資數(shù)據(jù)的自動(dòng)核算,實(shí)現(xiàn)績效管理的“全過程自動(dòng)化管理”。
2. 自動(dòng)分析
遵循結(jié)果導(dǎo)向原則,系統(tǒng)平臺(tái)須按照所需要的分析結(jié)果(詳見“績效考核結(jié)果分析”部分),完成對(duì)各項(xiàng)績效考核結(jié)果數(shù)據(jù)的自動(dòng)分析。
3. 系統(tǒng)融合、數(shù)據(jù)同步
① 模塊間同步
“運(yùn)營管理平臺(tái)-績效管理”功能模塊須與其它管理功能模塊,包括:CTI平臺(tái)中的報(bào)表管理功能模塊,運(yùn)營管理工具平臺(tái)中的薪酬管理、人事管理、溝通管理、成本管理等功能模塊進(jìn)行系統(tǒng)/模塊融合,以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步。
② 模塊內(nèi)同步
“運(yùn)營管理平臺(tái)-績效管理”功能模塊的內(nèi)部數(shù)據(jù),包括:各分項(xiàng)績效考核制度數(shù)據(jù)、不同崗位的績效考核方案數(shù)據(jù),以及不同績效考核報(bào)表中的數(shù)據(jù),亦要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步。
4. 流程簡單
在進(jìn)行績效考核流程設(shè)置時(shí),須遵循“效率、質(zhì)量、閉環(huán)”原則,流程節(jié)點(diǎn)數(shù)量盡可能“從簡”,以提升系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行效率。
5. 操作便捷
“運(yùn)營管理平臺(tái)-績效管理”功能模塊所有功能性操作界面,要做到布局合理、簡單直觀、操作便捷,呼叫中心所有崗位的工作人員作為非技術(shù)人員,也能夠快速上手操作。
標(biāo)簽:揭陽
合肥
廈門
拉薩
銅陵